優秀な人材を獲得し、企業の成長を加速させるためには、緻密な採用計画の策定が不可欠です。しかし、一から採用計画を作るとなると、膨大な労力と時間を要します。そこでおすすめなのが、採用計画テンプレートの活用です。
この記事では、採用計画テンプレートの作成方法、サンプルや活用のポイント、さらにその他採用活動に役立つフォーマットなど詳しく紹介します。採用計画テンプレートを有効に利用して、より良い企業運営と質の高い採用活動を実現しましょう。
採用計画テンプレートとは
採用計画は、企業の経営理念や事業計画を達成するために、必要な人材を確保する戦略的なプランです。採用計画を策定することで限られた選考期間内に目標とする人材を採用し、企業の将来的な成長を支える基盤を築きます。
採用計画テンプレートは採用計画を効率よくまとめ、実行するために役立つツールです。テンプレートを活用することで「採用時期」「求める人材の特性」「配属予定部署」「必要人数」が明確になります。また、「どの採用手法を用いるか」というプロセスも容易に計画できるようになり採用活動がスムーズに、効率的に運ぶ手助けとなります。
無料｜採用計画テンプレートの作成方法
無料で使える採用計画テンプレートは数多く存在し、それらを活用することで採用戦略を効率化できます。ここでは、代表的なExcel、Googleスプレッドシート、スケジュール管理ツールの3つを紹介します。無料ツールを使って簡単に採用計画テンプレートを作成する方法を見ていきましょう。
Excel
Microsoft社のExcel（エクセル）を利用している場合は、採用計画テンプレートの作成が容易です。Excelには多彩な無料テンプレートが提供されており、特に「ガントチャート」「ビジネス計画書」「分析シート」などが便利に活用できます。Excelを活用することで、採用計画の詳細なスケジューリングと分析が可能になります。
Google スプレッドシート
Google スプレッドシートは、Googleアカウントがあれば誰でも利用できるツールです。どこにいても採用計画を共有・編集可能で、チーム間でリアルタイム更新を共有することができます。Excel形式でのエクスポートも可能なため、柔軟にデータ管理ができるのがメリットです。
スケジュール管理ツール
スケジュール管理ツールを利用してみることもおすすめです。スケジュールの設定、共有、タスク管理、ファイル共有を一元化して採用計画テンプレートを作成できる点がメリットです。多くは無料での利用やトライアルが可能なため、自社のニーズに合ったツールを探してみましょう。
採用計画テンプレートのサンプル・例
採用計画テンプレートに組み込む項目は、以下のようなものがあります。
- 採用目標
- 採用手法
- 採用フロー
- 求める人物像
- 採用スケジュール・採用フロー
ここでは、採用計画を効率的に策定するため、テンプレートにどのような情報を記載するべきか、サンプルを紹介します。自社に合った採用計画テンプレートの参考にして下さい。
採用目標
まず、採用計画テンプレートに組み込む項目は採用目標です。採用目標には「募集をする職種・人数」や「採用時期」などを記載しましょう。
「募集をする職種・人数」は具体的にどの職種・部門に何名必要か、人数を設定します。スキルや経験の有無、行動特性などさまざまな角度から求める人材の要素を洗い出すことが大切です。また、いつまでにその人材が必要なのか「採用時期」を設定します。
採用目標を立てずにやみくもに活動するのではなく、目指す先を設定した上で採用計画を進めることが重要です。
採用手法
採用手法も、採用計画テンプレートに一般的に作られる項目です。新卒と中途を同時期に採用する場合は、それぞれ分けた採用手法を記載しましょう。
選定には、求人サイト、転職エージェント、ダイレクトリクルーティングなど、さまざまな手法を検討します。それぞれの特徴を理解し、採用を目指す人物像に最も適した媒体を選択することが重要です。
例えば、中途採用で経験者を採用したいならスカウト機能がある転職サイト、パートタイマー労働者が欲しいなら地域の求人誌、新卒採用で特定の分野に特化した学生を採用したいなら大学キャリアセンターと連携するなど、多様な選択肢が考えられます。
採用フロー
採用フローの項目には、「募集期間」「選考期間」「研修期間」など、採用活動の全プロセスの期間を定めます。新卒の就職活動には、政府が定めた以下のルールがあります。
- 広報活動：大学3年生の3月1日以降
- 選考活動：大学4年生の6月1日以降
- 内定出し：大学4年生の10月1日以降
「募集期間」は広報活動を行う期間です。合同説明会への参加や採用サイトの開設、SNSなどの情報発信を実施します。「選考期間」は、書類・筆記試験・面接など、選考活動を行う期間です。「研修期間」は内定出しをした後、入社前後で交流や学びのために研修を実施する期間です。
新卒採用では、内定者フォローも含め1年以上かかるため、それぞれの段階で必要な期間の見積もりをすることが大切です。
求める人物像
求める人物像の定義は、選考基準を明確にするため、採用計画テンプレートに必ず組み込みたい項目です。必要なスキルや経験はもちろん、組織文化に合う性格・特性も考慮する必要があります。
経営理念や事業計画に沿った、企業が価値を置く要素を具体的に挙げて考えましょう。経営陣や各部門長からヒアリングして、自社に合った人材のイメージを膨らませることも有効です。さまざまな要素から掛け合わせて考えることで、求める人物像が鮮明になります。
採用スケジュール・採用フロー
採用スケジュールの項目では、採用フローを踏まえての細かな計画を立てましょう。募集開始から選考、採用決定、内定中のフォロー、入社後の研修、配属に至るまでのステップを時系列に沿ってそれぞれ計画します。
一般的な採用スケジュールは、以下のフローです。
- 採用計画を策定する
- 媒体への掲載を依頼する
- 募集を開始する
- 選考する
- 採用を決定する
- 入社準備を進める
- 入社してもらう
- 研修を受けてもらう
- 各部門に配属する
採用スケジュールに採用フローを組み込むことで、採用活動の各ステージを明確にし、いつ何をすべきか見える化でき、スムーズな進行が可能となります。
作り方｜採用計画テンプレートを活用して採用計画を立案する方法
では、実際に採用計画テンプレートを活用して、採用計画を立案しましょう。採用計画テンプレートは、効果的な採用戦略を構築する強力なツールです。ここでは、採用計画の立て方について、概要を解説します。
採用計画の立て方の詳細は、こちらの記事も参考にして下さい。
採用計画の立て方！新卒・中途採用の特徴やスケジュールなどを解説
事業計画・現状の課題などをもとに最終目標を決める
まずは、事業計画や経営理念の達成、現在の課題の解決などをもとに、採用計画の最終目標を具体化しましょう。最終目標を設定したら、そこから逆算して、達成に必要な採用活動のステップを決めます。
また、計画には予期せぬ変動を考慮し、内定辞退やエントリー数の増減に対応できるよう余裕を持たせて設定することが必要です。
求める人材の要件を把握する
次に、求める人材の要件を把握しましょう。具体的なスキル、経験、資格などの専門性はもちろん、ライフスタイルや性格、趣味、価値観など、企業文化に適合する具体的なペルソナを設定します。
ペルソナを用いることで、ターゲットとする人材の絞り込みが容易になり、選考過程において一貫性を持った評価が可能になります。
採用人数を決める
採用人数の決定には、業務量と予算が重要な指標となります。業務の実態を分析し、必要な人員を算出することから始めましょう。これにより、過剰な採用や、不足による追加募集の必要性を避け、コストの効率的な管理が可能になります。
また、各採用チャネルに応じた計画を立てることで、より精度の高い予算配分が実現します。
新卒採用・中途採用別に採用スケジュールを決める
新卒採用では、政府の指針に基づくため、年間の採用スケジュールが決めやすいです。企業説明会やインターンシップ、選考に至るまでのアクションが前もって計画可能です。
一方、中途採用では、市場の動向に応じて柔軟にスケジュールを調整します。中途採用者は前職を辞めてから入社することが多いため、内定から入社まで通常1～2ヶ月の期間を見込んで計画に組み込むことが重要です。
ライバル企業の採用計画を調査する
競合分析は採用戦略において欠かせない要素です。ライバル企業の採用計画を調査し、内容を分析することで、自社の採用計画で差別化を図るポイントを見つけ出せます。
例えば、ライバル企業が提供しないユニークな福利厚生やキャリアパスを打ち出すなど、応募者の関心を引く採用戦略に役立てましょう。
市場の動向を確認する
採用市場全体や業界の動向を把握することで、採用計画におけるマクロな視点を持てるようになります。全体的な雇用状況、特定の業界での人材需要と供給の状況などを理解することが重要です。
また新卒採用では、政府主導の採用スケジュールやルールの確認も欠かせません。市場の状況を知り、適切なタイミングで採用活動を開始しましょう。
採用手法を検討する
適切な採用手法を選定することで、目標とする人材獲得に直結します。求人サイトや転職エージェントの利用、大学キャリアセンターとの連携など、選択肢はさまざまです。
それぞれの採用手法の特徴を理解し、自社のニーズに最も適した方法を選びましょう。戦略的に活用することで、採用計画を効果的に進め、コスト削減にも寄与します。
採用計画テンプレート以外｜採用活動に役立つフォーマットをご紹介
採用計画テンプレート以外にも、採用活動を効率化するためのさまざまなフォーマットがあります。ここでは、以下の3つのフォーマットを紹介します。
- 企業分析に役立つフォーマット
- 不採用通知メールのフォーマット
- 説明会資料パワーポイントのフォーマット
自社の採用活動に活用できるフォーマットがあるか、確認していきましょう。
企業分析に役立つフォーマット
採用活動に役立つフォーマットの一つとして、「企業分析に使えるフォーマット」が挙げられます。具体的には、SWOT分析や3C分析、STPの手法を活用することで、企業の状況を多角的に分析し、採用戦略の立案に役立ちます。
これらの分析を図式化すると、企業の強みや市場での立ち位置を視覚的に把握しやすくなり、また競合他社との比較分析にも有効です。
不採用通知メールのフォーマット
不採用通知メールのフォーマットも、採用業務の効率化に寄与します。不採用通知は双方にとって心理的負担が大きいため、あらかじめ用意されたフォーマットを用いることで、送信者の負担を軽減し、迅速なコミュニケーションを維持できます。
ビジネスはどこで人脈が繋がるか分かりません。ネガティブな印象を極力与えないよう、応募者に敬意を表したフォーマットを準備しましょう。
説明会資料パワーポイントのフォーマット
説明会の資料作成には、テーマに応じたパワーポイントのフォーマットが有用です。目的に沿ったデザインを選択することで、プレゼンテーションの効果を高められます。
無料でダウンロードできるテンプレートを提供するWebサイトも、検索すると多く存在しています。活用することで、時間とコストの節約につながるでしょう。
採用計画テンプレートを活用して採用活動を成功させるポイントを解説
最後に、採用計画テンプレートを最大限に活用し、採用活動を成功へと導くポイントを解説します。ここでは、以下の4点を紹介します。
- 応募者に求める条件を重要度順に並べる
- 自社内で協力する態勢を整える
- 選考前後に応募者へ自社の魅力を紹介する
- 採用活動の内容を振り返って課題・改善点を確認する
採用活動成功のポイントの詳細は、こちらの記事も参考にして下さい。
採用計画の立て方！新卒・中途採用の特徴やスケジュールなどを解説
応募者に求める条件を重要度順に並べる
採用基準に優先順位を設けることで、評価基準が明確化され、効率的な選考が可能になります。採用計画テンプレートを活用して、応募者に求める条件を洗い出し、「MUST（必要条件）」と「WANT（あればなお良い条件）」に分類します。
さらに、それぞれの条件を重要度順に並べていきましょう。自社が求める人物像が明確になり、適切な人材を見逃さずに、採用プロセスを進められます。
自社内で協力する態勢を整える
採用活動には、役員や現場社員の積極的な協力が不可欠です。役員面接のスケジュール調整や社員インタビューの実施、内定者との懇親会への参加など、多方面での支援が求められます。
ただし、役員や現場社員の要望をそのまま反映させるのではなく、目標達成に向けて調整することが大切です。採用計画テンプレートの採用目標を確認し、適切に行動しましょう。
選考前後に応募者へ自社の魅力を紹介する
選考過程では、応募者に対して自社の独自性や強みを効果的に伝えなければなりません。自社の文化や価値観、キャリアパスなど、他社と差別化できる強みをアピールすることで、母集団形成・内定辞退者の減少につなげられます。
自社サイトやSNSを更新するタイミングも大切です。採用計画テンプレートにこれらの要素を組み込んで、採用フローを効率的に管理しましょう。
採用活動の内容を振り返って課題・改善点を確認する
採用活動の振り返りは、より良い採用を行うための未来への鍵です。何がうまくいったか、どのアプローチが期待に応えられなかったかを分析し、明確にします。
課題を特定し、次回に向けた改善策を考えることで、次回の採用では無駄を減らし、より良い結果を出す手がかりを得られるでしょう。反省点は採用計画テンプレートにも反映させると、継続的な最適化を図るための基盤となります。
まとめ
採用計画テンプレートは、採用活動の効率を高めるために欠かせない強力なツールです。自社に適した優れた人材を採用するためには、採用スケジュールの策定から採用フローの構築まで、細部にわたる戦略的アプローチが求められます。採用計画テンプレートを活用して、採用の質を変え、企業成長の礎を築きましょう。
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