人事評価基準の設定についてのお悩みを持つこともあるのではないでしょうか。
そこでこの記事では、評価基準の種類や特徴、策定の目的などを紹介します。運用するコツや近年注目されている評価基準も紹介するので、ぜひ最後まで目を通してみてください。
評価基準とは？
評価基準は、社員の成果や能力を測る尺度として人事評価に用いられます。給与やモチベーションにも影響するため、公平で客観的な評価基準の設定が重要です。
評価規準との違い
評価基準と評価規準は発音が同じですが、意味合いが異なります。基準は評価の目安、規準は従うべきルールを意味します。
人事評価で使うのは、社員の目標達成度や意欲といった優劣の付けにくいものを評価する物差しとしての役割があるため、「評価基準」を用います。
評価基準策定の目的
評価基準の策定には、人事評価・給与昇給の適切な運用や人材採用の標準化・質向上などの具体的な目的があります。
人事評価・給与昇給の適切な運用
評価基準は、人事評価や給与昇給の適切な運用のために策定されます。
社員が会社に貢献した場合には、人事評価や給与昇給でその成果に報いることで、社員はモチベーションを向上させたり維持させたりできます。
成果に報いるためには成果を評価しなければなりませんが、この場合、納得感のある尺度で判断しなければ、社員のモチベーションが下がってしまうこともあります。
適正な人事評価や給与昇給を行うためにも、客観的で納得感のある評価基準が必要とされます。
人材採用の標準化・質向上
評価基準は人材採用の標準化・質向上のためにも必要です。
採用面接では、複数の社員が面接官となり応募者を評価します。評価基準がなければ、個人の主観で評価をしてしまうことになります。
人材採用では、一貫性と公平性を保つために明確な評価基準が不可欠です。また、客観的で適正な評価ができるなど、評価の質も高まります。
経営方針に沿った目標設定・目標管理
評価基準は、経営方針に沿った目標設定や目標管理にも必要です。
経営方針や経営目標を達成するためには、社員一人一人がその方針にあった目標を立て、その目標達成に向かって業務を進めることが重要です。
そうした際に、社員の目標達成度を図ったり、管理したりするためにも、評価基準が必要となります。評価基準がないと、目標達成に向かってどの程度結果が出せているのかが把握できません。
目標達成度を図れる評価基準があると、社員も日頃の行動指針を立てやすくなり、会社も目標管理ができ、社員の望ましい行動を引き出すように働きかけることもできます。
評価基準の種類と特徴
人事評価で用いられる評価基準には主に4種類があります。評価基準を考える際には必要となる分類のため、それぞれ特徴を確認しておきましょう。
年功評価
年功評価は、年齢や勤続年数が長いほど評価が高くなる手法です。この方法は、長期間の勤務やキャリア積み上げを通じて会社への貢献を評価するもので、年功序列を重視する企業によく採用されています。
メリットは客観性とわかりやすさ、会社への帰属意識や定着率の向上ですが、デメリットは成果や生産性に基づかないため、生産性向上が難しいことや、成果を出す若手社員のモチベーション低下、離職の増加につながることです。最近では、成果主義を重視する傾向が強まり、年功評価の比重を減らす傾向にあります。
能力評価
能力評価とは、業務を行ううえで必要となる能力やスキルを評価することです。自社の業務遂行に必要とされるスキルを具体的な評価項目として組み合わせます。
例えば下記のような能力やスキルを評価するケースが多く見られます。
- 企画力
- 理解力
- 判断力
- 指導力
- 交渉力
- 適応力
- 知識
- 資格
能力評価のメリットは、社員の能力やスキルの理解が深まり、人事教育や人材配置を効果的に行える点です。また、評価を通じてスキル向上への意欲が高まります。
デメリットは、一部のスキルが客観的に評価しにくいことや、不公平な評価がモチベーション低下や離職を引き起こす可能性です。能力主義は、能力に応じた給与を支払う制度で、終身雇用を前提とした企業でよく見られます。
成果評価
成果評価は、社員の業績や目標達成を評価することです。社員のモチベーション向上や会社業績の向上につながる可能性があります。
デメリットは、成果を達成しやすくするため、低い目標設定をする可能性もあることです。また、事務職のように目立った成果を出しにくい部門もあり、不公平感が出ることもデメリットです。成果評価は外資系企業でよく採用されています。
情意評価
情意評価とは、仕事における意欲や態度、姿勢を評価するものです。
例えば、自ら積極的に業務に取り組んでいるかという積極性や、モラルや規律を守る規律性、職務をしっかり全うしているかという責任感などが評価ポイントとして挙げられます。
情意評価のメリットは、会社の仕事への意欲が高い人に高い評価を付けられるため、社員エンゲージメントを高める効果が期待できることです。また、会社が社員に求める姿勢を評価項目に盛り込むことで、会社の理念を示すことができます。
デメリットは、客観的な評価が難しく、評価には評価者の主観が入ることです。目立った特徴を基準にして評価してしまったり、評価が難しいため全員に同じような評価をしてしまったりすることがあります。
評価基準の作り方・設計手順
評価基準の作り方と設計手順について紹介します。
1.評価基準策定の目的の確認
評価基準を策定する目的を確認しましょう。例えば下記のような目的が考えられます。
- 経営計画の遂行のため
- 新卒採用のため
- 人事評価の適正化のため
- 給与昇給の適正な運用のため
- 従業員のモチベーション向上のため
- 生産性向上のため
経営目標の遂行のために策定するのか、採用のために策定するのかなど、目標によって、盛り込むべき評価項目が異なってきます。そのため、評価基準の策定に入る前に、目的を明確にすることが大切です。
2.評価項目の選定
次に、評価項目の選定をします。評価基準策定の目的も踏まえて、必要な評価項目を洗い出し、選定しましょう。
例えば、よく採用される評価項目には下記のようなものがあります。
【能力評価の項目】
・コミュニケーション力
・企画力
・理解力
・判断力
・指導力
・交渉力
・適応力
・知識
・資格
【成果評価の項目】
・受注件数
・アポイント件数
・予算達成度
・売上額
・目標達成スピード
【情意評価の項目】
・積極性
・規律性
・責任感
・協調性
3.評価尺度・基準の決定
評価項目を設けた後は、評価尺度の基準を決めます。評価尺度の基準は5段階～7段階などで定められるケースが一般的です。
例えば、下記は5段階の評価とした場合の基準設定です。
（レベル5）大変良い：期待を大きく上回るレベル、目標を大幅に上回った
（レベル4）良い：期待をやや上回るレベル、目標をやや上回った
（レベル3）普通：期待されたレベル、概ね目標は達成
（レベル2）あまり良くない：期待を下回るレベル、目標は未達成
（レベル1）悪い：期待を大幅に下回るレベル、業務に支障が生じている
評価項目ごとに、上記のような1～5段階の評価尺度の基準を設定する必要があります。なお、3段階評価など評価段階をあまり小さくすると、適切な評価がしにくくなるため注意しましょう。
4.評価ガイドラインの作成
評価項目と評価尺度・基準が決まれば、評価をする際の具体的なやり方を記載したガイドラインを作成しましょう。
評価者が評価基準を適切に運用するためにも、ガイドラインは必要です。実際に評価者が評価シートをスムーズに使えるような内容にしましょう。
例えば、採用面接用に策定した評価基準の場合は、評価項目の説明や尺度の説明はもちろん、使用シーンなどもわかるように書くことがおすすめです。
評価項目として「協調性：仲間の意見を尊重しチームプレーで目標達成できるか」といった項目がある場合、部活動やアルバイト経験などから判断材料を引き出せることや、聞き出すための質問の例を記載するとよいでしょう。
5.評価の運用と評価基準の見直し
評価基準・ガイドラインができたら、周知をして運用していきます。評価基準の運用で大切なのは、定期的に評価基準を見直し、より適切なものに改善していくことです。
特に策定したばかりの評価基準の場合、実際に利用してみると「評価しにくい」「適切に評価できない」といったことが出てきます。それらのフィードバックを踏まえて、より適切な形に整えていくことが、適正な人事評価のためにも大切です。
定期的に、評価者から評価基準へのフィードバックを受け、見直すようにしましょう。
評価基準の具体例(5段階評価)
評価基準の具体例（5段階評価）について紹介します。例えば、能力評価の「理解力」といった項目で、2人の社員の評価を行った場合の評価例は下記の通りです。
【評価項目の例】
「理解力：上司の方針、仕事の目的、自己の役割を理解したうえで、適合する手段・方法を選択できるか。理解力・理解不十分で仕事のミスを犯すことはないか」
【評価レベル】
（レベル5）大変優れている
（レベル4）優れている
（レベル3）普通
（レベル2）やや劣る
（レベル1）劣る
①社員Aさんの評価例
評価レベル：レベル4（優れている）
評価コメント：社の20周年イベントについて、方針や趣旨をよく理解し、的確な企画立案を行い、周囲に展開をした。当初の予想以上のスピードで社内外に理解を得ることに貢献した。
②社員Bさんの評価例
評価レベル：レベル2（やや劣る）
評価コメント：仕事に対する意欲はあるものの、部の方針や商品への理解が不足していたために、見込み客に誤った案内をしてしまうミスが何度か見受けられた。現在大きな支障は出ていないものの、トラブルに発展しかねないため、今後の改善に期待したい。
評価基準を有効活用・運用するコツ
評価基準を有効に活用、運用するコツについても確認しておきましょう。有効活用するうえで重要なポイントは3点あります。
解釈の違いが生まれないよう具体性をもたせる
評価基準について解釈の違いが生じないように、評価の項目・尺度に具体性を持たせるようにしましょう。
例えば、「積極性」を評価項目に入れた場合、下記のように積極性をどのように判断すればいいか具体的に記載するといった工夫をすると、解釈の違いを避けやすくなります。
【例：一般社員向けの評価基準】
「積極性」について
・仕事の改善工夫、提案を意欲的に行ったか
・仕事の質的向上、量的拡大に意欲的に取り組んだか
・常に新しい知識、情報を吸収し、仕事に活かそうとしたか
上記ポイントを踏まえて（S極めて優れている、A優れている、B普通、Cやや劣る、D劣る）で評価。
出典：厚生労働省「人事考課表」
評価の公平性と透明性を確保する
評価の公平性と透明性を確保することも、評価基準のスムーズな運用に不可欠です。
公平に評価されていることや、どういった評価項目が設定されているのかなどがわからないと、被評価者である社員から不満が出ることも少なくありません。
評価基準を策定したら、評価者だけでなく被評価者にも、人事評価の説明を行ったり、人事評価マニュアルを開示したりするなどして、公平性と透明性を保ちましょう。
評価結果に対するフィードバックコミュニケーションをとる
評価結果を社員に対してフィードバックしてコミュニケーションをとるようにしましょう。
評価者から被評価者に評価や改善点を伝え、もし、社員の期待していた評価と異なっている場合は、すり合わせを行うことが大切です。
すり合わせを行うことで、評価する側にも評価される側にも、気付きや発見があるでしょう。認識に誤りがあれば改善し、被評価者の成長・課題解決に向けて働きかけましょう。
近年注目されている評価基準・方法
近年は下記のような評価基準・評価方法も注目されています。評価基準の策定をする際の参考にしてみてください。
・360度評価
一人の被評価者に対して、上司だけでなく同僚などの複数関係者が評価を行う方法です。例えば、情意評価などの一人の主観で判断しにくいような項目の評価に有効です。
・コンピテンシー評価
理想の社員像であるコンピテンシーモデルを作りその行動特性を評価項目に取り込み評価することです。社員の納得感が得られやすいうえ、企業にとっても人材育成がしやすい評価方法です。
・MBO(Management By Objectives)
「目標管理」という意味で、個人やチームで設定した目標に対する達成度で評価する手法です。OKRとの違いは個人のパフォーマンスに注目する点です。
・OKR(Objectives and Key Results)
「目標（Objectives）」と「主要な成果（Key Results）」を設定して目標管理を行う方法です。企業が最初に全体の「目標」と「主要な成果」を設定し、それを細分化してチームに振り分け、チームの「目標」と「主要な成果」をさらに細分化して個人の「目標」と「主要な成果」に振り分けます。それを元に評価を行います。
なお、コンピテンシー評価について詳しくは「コンピテンシーモデルとは？作り方や評価項目例などを紹介」の記事も参照してください。
評価基準の設定は会社の命運を握る重要事項！
評価基準の設定は、目的を見定めてから、目的に沿って策定していくことが大切です。また、評価基準は設定するだけでなく、運用するうえで定期的に見直し改善していくことも重要です。
評価基準の策定は決して簡単な作業ではありません。もし、人事採用の評価基準の策定などにお悩みの場合は、評価項目の設定の一助となるツールの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
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