企業が事業運営や目標を達成するための設計図ともいえる要員計画。合理的な採用を行ったり、適材適所に人材を配置したりするために、多くの企業で採用されています。
一方で、要員計画とは具体的に何なのか、内容や作り方などがわからず、場当たり的な採用になってしまっている企業も少なくありません。
本記事では、人員計画とは何か、その目的や具体的な立て方などを解説します。人員計画を立てる際の注意点もまとめているので、ぜひ参考にしてください。
要員計画とは
要員計画とは、企業が効果的かつ効率的な事業運営を実現するために行うもので、別名「人員計画」とも呼ばれています。
具体的には、事業運営に必要な人材の質と量を事前に査定し、適切な採用数や配置などを決定します。これにより、人材確保における無駄を抑えつつ、計画的な採用と業務の進行が可能になるのです。
要員計画が適切に策定されていれば、過剰な人件費を抑えつつ、遅延なくプロジェクトを進行するために最適なタイミングで必要な人材を確保できます。
このように、要員計画は企業の競争力の維持や持続的な成長を実現するために、必要不可欠な要素といえるでしょう。
人員計画との違い
要員計画と人員計画には、大きな違いはありません。
要員計画は、主に事業計画などから算出されるマクロ視点で、企業全体の人材配置や採用計画を策定するのが一般的です。一方、人員計画は部署単位での人材配置や必要人数を決定するミクロ視点を指す傾向にあります。
要員計画にもミクロ的なアプローチが含まれるため、両者に大きな違いはないといえますが、実際の現場ではマクロ・ミクロ両方の視点をバランス良く持つことが重要です。
採用計画との違い
採用計画は要員計画に基づいて作成されるため、要員計画に内包される1つの要素といえます。
要員計画は、企業全体の事業計画に基づき、必要な人材の質と量をマクロ的に査定します。それに対して、要員計画を基に、どのような人材を、いつ、どのような方法で採用するかなど、具体的な採用活動やスケジュールを定めたものが採用計画です。
このように、要員計画と採用計画はそれぞれ視点と役割が異なります。
要員計画を作成する目的
要員計画を作成する主な目的は以下の3点です。
- 採用計画を合理化するため
- 部署ごとに適材適所で人員を配置できる
- 人材の増減によるコストを把握できる
採用計画を合理化するため
要員計画を作成する目的のひとつに、採用計画を合理化することが挙げられます。
要員計画では、目標売上高や労働生産性、各部署の労働量などを複合的に加味して、人材の要件や必要数を正確に割り出します。そのため、「採用したけれど実際には必要な数より多かった」「採用数が足りていなかった」といった、採用数と実際の需要の乖離が起こりにくくなります。
このように、要員計画を作成することは、採用計画を効率的・合理的に立てることにつながり、無駄な採用コストを削減し、リソースの最適な配分を実現しやすくなります。
部署ごとに適材適所で人員を配置できる
部署ごとに適材適所で人員を配置できることも、要員計画を作成する目的のひとつです。要員計画は、各部署の現状や業務量を分析し、必要な人員数をある程度正確に割り出せるためです。
各部署における人員の過不足を把握し、必要な採用や配置転換を検討することで、組織全体として効率良く、過不足なく人材を活用できます。
例えば、特定の部署で人手が不足している場合、要員計画を基にした適切な対応が可能となり、業務の停滞や効率低下を防ぐことができます。このように、要員計画は企業の生産性向上に直結する重要なプロセスです。
・要員計画では、部署ごとの現状、および必要な人員数を割り出せる
・そのため、部署ごとの過不足を把握でき、必要な採用あるいは配置転換なども検討できる
人材の増減によるコストを把握できる
人材の増減によるコストを把握できるようにすることも、要員計画を作成する目的です。要員計画では、必要な人員数とあわせて人件費も算出するためです。
例えば、計画に基づいて人材を採用する場合は、必要なコストが事前に明確になっているため、無駄な出費を防ぐとともに、予算内での適切な配置が実現できます。
このように、要員計画は人材が増減した際のコストを視覚化できる側面があるため、戦略的・計画的な人材管理に役立ちます。
要員計画を立てる2つの手法
要員計画には「ボトムアップ方式（ミクロ的アプローチ）」と「マクロ的アプローチ」の2種類のアプローチがあります。ここからはそれぞれのアプローチの概要やメリット・デメリットを解説します。
①ボトムアップ方式（ミクロ的アプローチ）
要員計画におけるボトムアップ方式（ミクロ的アプローチ）とは、各部署の業務量に基づいて必要な人員数を積み上げ、企業全体に必要な総人員数を決定する方法です。
このアプローチでは、現場のリアルなニーズを直接的に反映させられるため、各部署にとって最適な人員配置を実現しやすくなるメリットがあります。
一方で、この方式は現場の声を重視するため、上層部や経営陣が想定するよりも人件費が高くなりやすい点がデメリットです。各部署が自分たちの都合にあわせて、必要以上に人員を要求する傾向にあるからです。
ボトムアップ方式は、現場の需要を適切に反映させつつ、全体のコストバランスを適切に考慮・調整することが求められます。
②トップダウン方式（マクロ的アプローチ）
要員計画におけるトップダウン方式（マクロ的アプローチ）とは、企業全体の売上目標や生産性など指標を基に、各部署に必要な人員を割り当てる方法です。
このアプローチでは、売上目標を達成するために必要な労働時間を算出し、達成に必要なリソースを決定して配分するため、利益を最大化しやすく、合理的な人員配置を実現できるメリットがあります。
しかし、この方式は、現場のリアルなニーズや具体的な業務負担が十分に反映されにくい傾向にある点がデメリットです。結果的に、現場スタッフの負担が重くなり、モチベーションや業務効率の低下を招く可能性があります。
トップダウン方式を採用する場合は、現場とのコミュニケーションを十分に取り、現場の状況やバランスを考慮することが求められます。
【テンプレート付】要員計画の立て方を5ステップで解説
要員計画の具体的な立て方を以下の5つのステップで解説します。
- 経営計画や事業計画を確認する
- 社内の現状を調査する
- 要員調査を実施する
- 調査を基に要員計画書にまとめ、必要な人員数を割り出す
- 採用計画を立案し、実行する
1.経営計画や事業計画を確認する
どの方式を採用する場合でも、要員計画を立てる第一歩は、企業全体の経営計画や事業計画を確認することです。
具体的には、売上目標・成長戦略・新規事業の展開計画などが挙げられます。これらの目標や方向性を確認し、人員配置にどのような影響を与えるのか、人員増加によって何を達成するのか、本当に採用する必要があるのかどうかなどを分析・検討しましょう。
経営計画や事業計画の理解が、後の要員計画の成否に直結します。
2.社内の現状を調査する
続いて、社内の現状を詳細に調査します。
部署ごとに従業員数やその人達の性別・年齢などの属性、業務内容・業務量・既存の人員配置・スキルセット・労働時間などのデータを収集しましょう。加えて、離職率や従業員満足度なども調査し、どの部署でどのような人材が不足しているか、あるいは過剰であるかを把握します。
可能な限り現場の声を吸い上げるヒアリングを行うことも大切です。現場担当者のフィードバックを積極的に取り入れることで、現場のリアルなニーズが組み込まれ、より現実に即した要員計画の土台になるためです。
3.要員調査を実施する
社内の現状を把握したら、要員調査を実施します。要員調査とは、現在の人員配置と将来的な人員数の需要を照らし合わせ、採用必要数などを見積もることです。
今後の事業展開や予定しているプロジェクトなどに応じた増員や削減の必要性を検討・判断するとともに、どのタイミングでどのようなスキルを持った人材が必要になるかを見極めることが重要です。
なお、要因調査は「トップダウン方式」「ボトムアップ方式」のどちらを採用したかによって手順が異なります。
①ボトムアップ方式
ボトムアップ方式では、各部署やチームが現在の業務量や業務内容に基づいて計画を立案していきます。
まず各部署やチームが現状や予算・目標を鑑みて、自分たちで達成に必要な人数や要件などを見積もります。
次に、各部署やチームの見積もりを集約し、組織全体での必要人数を算出し、最終的に組織の上層部や経営層が確認し、全社的な視点で最終的な調整・判断を行います。
ボトムアップ方式では、現場の実情ありきで計画を立てていくため、現場の具体的なニーズを反映した人員配置が可能です。
②トップダウン方式
トップダウン方式では、経営情報や経営戦略に基づいて計画を立案していきます。
まず経営層が企業全体の戦略や売上目標などを設定し、その実現に必要な人数を定量的に分析します。
次に、経営層が各部署に対して算出した人数をどのように分配するかを検討し、具体的な人数を各部署やチームに提示します。
最後に、各部署は経営層の指示を基に人員配置の最適化を行い、必要に応じて調整やフィードバックを行い最終調整するのが一般的です。
4.調査を基に要員計画書にまとめ、必要な人員数を割り出す
続いて、要員調査の結果を基にExcelなどのツールを使って要員計画書を作成し、必要な人員数を具体的に割り出します。
要員計画書には、各部署ごとの必要人数、その人材に求められるスキルなどの要件、配置の優先順位、予算などをできるだけ詳細に記載します。
要員計画には短期的な視点と長期的な視点の両方を取り入れることが重要です。例えば、繁忙期に対応するための一時的な増員や、将来的な事業拡大にともなう中長期的な採用計画はそれぞれ分けて考える必要があります。
また、経済動向や業界トレンドなどの外部要因も織り込み、環境変化に柔軟に対応できる計画を立てることが大切です。加えて、予期しない事態や想定されるリスクに備えたバックアッププランを用意しておくのが理想です。
以下は要員計画書のフォーマットの一例です。
年度当初在籍人数 | 年度末在籍人数 | 減員数 | 増員数 | 増員希望数 | 配置決定数 | ||
| 新卒 | 中途 | ||||||
| 部署A | |||||||
| 部署B | |||||||
| 部署C | |||||||
| 合計 | |||||||
5.採用計画を立案し、実行する
最後に、要員計画を実現するための具体的な採用計画を立案し、実行に移します。
採用計画では、必要な人員の要件を明確化し、募集方法・採用スケジュール・選考プロセス・評価方法・採用後の教育・研修計画などを具体的かつ詳細に設定する必要があります。
特に、要員計画で算出した人材の質と量に応じて、用いる採用手法や選考プロセスなどが異なる点に注意が必要です。
例えば、新卒採用と中途採用では、募集方法や評価方法、スケジュールなどが大きく異なります。短期間で人員を確保したい場合は、時間がかかる新卒採用ではなく、中途採用や派遣社員の活用を検討するなど、さまざまな方法を組み合わせて人材を確保します。
また、採用計画の実行には、社内外のリソースを効果的に活用し、採用活動が円滑に進むように調整することが大切です。
要員計画を立てる際の注意点
要員計画を立てる際は、以下の3点に注意する必要があります。
- 退職や休職を考慮する
- 現実的な数値で設定する
- 短期で計画を立てない
退職や休職を考慮する
要員計画を立てる際は、退職や休職の可能性を考慮しておく必要があります。
退職や休職を考慮せずに要員計画が作成された結果、実際に休職や退職が発生して必要な人員を確保できない事例が多いためです。
退職や休職を正確に見積もるというよりは、「休職や退職などによる突発的な欠員が発生した場合のバックアッププランを用意しておく」といった考え方で、計画に多少の余裕を持たせておくと良いでしょう。
現実的な数値で設定する
要員計画は、現実的な数値で設定することが重要です。客観的な数値に基づいて要員計画を作成しないと、実際の採用計画や採用活動と乖離が生じてしまうためです。
特に、ボトムアップ方式では現場の要望や希望的観測が入りやすく、想定よりも人数やコストが多くなりがちです。最適な人員配置を実現するためには、現場の声は大切にしつつ、現場の主観や希望的観測は極力排除して現実的なシミュレーションをするなど、客観的なバランス調整が求められます。
短期で計画を立てない
要員計画は短期で計画を立てないよう注意しましょう。短期的な視点と長期的な視点とでは、必要な人数や条件などが大きく異なる可能性があるためです。
例えば、一時的な短期目標を達成するために人材を確保したものの、プロジェクト終了時点で余剰人員を抱えてしまっては本末転倒です。
要員計画を立てる際は、数年先、場合によっては数十年先まで見通してみることが重要です。そうすることで、必要な人材の要件や採用後の育成計画、事業展開などがある程度明確になってきます。
まとめ
企業が事業運営や目標達成を実現するために立案する要員計画。人件費を見える化し、合理的な採用や最適な人員配置を行ううえで必要不可欠なものです。
要員計画の立て方には「ボトムアップ方式」と「トップダウン方式」の2種類がありますが、どちらも一長一短のためバランス良く情報を織り込むことが重要です。加えて、必要な人材によって新卒・中途・派遣などを組み合わせる必要がありますが、それぞれ採用手法やスケジュール感などが大きく異なるため注意が必要です。
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