内定した応募者に採用の意思を伝える採用通知。
企業によって書面・メール・電話などさまざまな方法が用いられますが、通知方法によって内容や注意点が異なります。
採用担当者のなかには、適切な通知方法や内容が明確にわからず、今の方法が正しいのか心配という方も多いのではないでしょうか。
本記事では、採用通知書の概要やその他の書類との違いなどを解説します。すぐに使える各連絡のテンプレートも紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
採用通知書とは
採用通知書とは、最終選考に合格した応募者に対して、企業から正式に採用の意思を伝えるための書類です。
先に内定通知書を送付し、応募者の内定承諾後に送るのが一般的ですが、企業やその時々の状況によって内定通知書を省略する場合もあります。
応募者と労働契約を締結することを通知する書類
応募者に採用を通知するとともに、求人応募に対する労働契約を締結することを決定した旨を通知する書類でもあります。
法律で詳細に定められてはいないものの、求人に応募することが労働契約への申込みに該当し、採用通知書の送付をもって契約の承諾に当たると考えられるため、法的効力が発生する場合があります。
採用通知書の法的効力
採用通知書の法的効力は、応募者側と企業側で少し異なります。
企業側は正当な理由がない限り、一度送付した採用通知書の撤回・取り消しは困難とされています。一方、応募者側は民法上で労働契約の解除が保障されているため、仮に辞退したい旨の申し出があったとしても、企業側はこれを止めることはできません。
採用通知書と内定通知書の違い
採用通知書と内定通知書の違いはほぼないと考えて良いでしょう。
どちらも発行を義務付けられていない点は共通で、通知する内容が「内定」か「採用」かの違いだけです。両者の定義や解釈は企業により異なりますが、いずれも「企業側の採用意思」を表しているという点でほぼ同義といえます。
採用通知書とその他書類との違い
採用通知書と混同されやすいものに「雇用契約書」「労働条件通知書」「採用証明書」が挙げられます。それぞれの違いは以下の通りです。
雇用契約書
雇用契約書は、民法・労働契約法で定められている「雇用契約に関する事項」、つまり具体的な労働条件を明記した書面です。そのため、採用通知書を送付した後に雇用契約書を送付する流れが一般的です。
労働条件通知書
労働条件通知書は、労働基準法第15条第1項に基づき、企業が採用する相手に対して賃金・労働時間・契約期間・就業場所・業務内容などの労働条件を提示する書類です。
採用証明書
採用証明書は、失業者が再就職した際にハローワークに提出する証明書です。採用通知書とは発行目的や対象がまったく異なります。
採用通知書に記載が必要な項目
採用通知書には以下9項目の記載が必要です。
- 応募者の氏名
- 日付
- 企業名・代表者名
- 応募のお礼と採用決定通知
- 入社年月日
- 同封書類
- 提出書類の内容・期限
- 内定取り消し事由
- 担当者名・連絡先
応募者の氏名
応募者の氏名は書面左上に明記しましょう。無記名だとあらぬトラブルにつながる恐れもあるため、必ず記載するようにしてください。
例）山田 太郎 様
日付
採用通知書を発行した日付を記載しましょう。その後の手続きに関する期限を設定する場合などにも関わるため、こちらも必ず明記する必要があります。
例）2023年10月1日
企業名・代表者名
採用する企業名・代表者名は書面の右上に記載します。グループ会社やホールディングスなどがある場合は特に注意しましょう。
例）株式会社就職支援
代表取締役 就職 太郎 （印）
応募のお礼と採用決定通知
本文は時候の挨拶から始め、応募に対するお礼と採用決定したことを記載します。
応募者は多忙のなか、何度も自社の選考に参加する時間を工面してくれているため、まずは「この度は弊社の求人にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。また、お忙しい中ご足労いただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。」などとお礼を述べましょう。
続いて、「慎重に選考を重ねた結果、あなたを採用することに決定しました」と続けるのがスタンダードな記載方法です。
採用通知書を送付した時点では、まだ辞退する可能性も残っています。他社と僅差だった場合、このような細かな心配りが最後の決定打になる可能性もあるため、応募者に寄り添った丁寧な対応を心がけましょう。
例)
この度は弊社の求人にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。また、お忙しい中ご足労いただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。
慎重に選考を重ねた結果、あなたを採用することに決定しました。
入社年月日
本文の後、「記」（記書き）を挟んで以降の重要情報を列挙します。
入社年月日は期日が曖昧にならないよう、「令和◯年」「20◯◯年」のように必ず西暦から記載しましょう。
例）2024年4月1日
同封書類
続いて、同封書類を箇条書きですべて記載します。採用通知書と同封することが多いのは以下のような書類です。
- 添え状
- 入社承諾書
- 入社誓約書
- 労働契約書
- 返信用封筒
採用通知書は、あくまで企業側から採用する意思を通知する書類であり、応募者からの承諾は得られていません。入社承諾書や入社誓約書の返信をもって、応募者の入社意思や通知に対する承諾をもらう流れが一般的です。
例）
・送付状 1通
・入社承諾書(要提出) 1通
・返送用封筒 1枚
なお、上記で挙げた各書類の詳細は後述します。
提出書類の内容・期限
入社承諾書・誓約書の場合は、本文に採用通知書を受領した旨、または入社を承諾する旨を記載しましょう。加えて、入社に当たって遵守すべき事項、内定取り消し事由、無断で拒否・辞退しないことなどを記載するのが一般的です。
書類下部には記入日・氏名を書く欄、押印欄を記載し、記入と押印したものを返送してもらいます。
提出期限に明確な決まりはありませんが、発行日または受領日から1週間程度を設定するケースが多いようです。
例）提出書類：入社承諾書、入社誓約書
提出期限：2023年10月14日
内定取り消し事由
内定取り消し事由は必ず記載しましょう。企業側は正当な理由がない限り、原則的に採用通知書の撤回・取り消しができないため、取り消しに相当する事態が発生しても認められない可能性があるためです。
なお、取り消しに相当する正当な事由とは、日本労働組合総連合会の例示を参考にすると以下のようなものであると考えられます。
- 新卒で学校を卒業できなかった場合
- 就労までに必要とした免許・資格が取得できなかった場合
- 健康を著しく害し勤務に重大な支障がでる場合
- 履歴書や誓約書などに重大な虚偽記載がある場合
- 犯罪行為により刑事訴訟された場合 など
担当者名・連絡先
最後に、担当者名・連絡先を記載します。
聞きそびれたことや後から新たに疑問や懸念が出てくる場合もあります。この段階での疑問や懸念は内定承諾に大きく影響するため、必ず問い合わせできる連絡先を記載しておきましょう。
例）【本件に関する問い合わせ先】
人事部採用担当：◯◯ ◯◯
TEL：00－0000－0000
メールアドレス：◯◯◯@◯◯◯◯.◯◯
採用通知書のテンプレート・文章例
〇年〇月〇日
（応募者氏名） 殿
株式会社◯◯◯◯
代表取締役 ◯◯ ◯◯
採用通知書
拝啓
この度は弊社求人にご応募頂きまして、誠にありがとうございました。
また、選考参加にともない複数回ご足労頂きましたこと、重ねてお礼申し上げます。
社内で慎重に選考させて頂いた結果、貴殿の採用を決定しましたので通知致します。
つきましては、同封の入社承諾書に必要事項をご記入の上、同封の返信用封筒にて期限までにご返送くださいますようお願い致します。
入社予定日や労働条件につきましては、同封書類をご確認ください。
取り急ぎ、本書面をもちまして通知申し上げます。
敬具
記
【同封書類】
・送付状 1通
・入社承諾書(要提出) 1通
・返送用封筒 1枚
【提出期限】
提出書類：入社承諾書
提出期限：◯◯◯◯年◯◯月◯◯日
【内定取り消し事由】
・新卒で学校を卒業できなかった場合
・就労までに必要とした免許・資格が取得できなかった場合
・健康を著しく害し勤務に重大な支障がでる場合
・履歴書や誓約書などに重大な虚偽記載がある場合
・犯罪行為により刑事訴訟された場合 など
【本件に関する問い合わせ先】
人事部採用担当：◯◯ ◯◯
TEL：00－0000－0000
メールアドレス：◯◯◯@◯◯◯◯.◯◯
採用通知書に同封する書類
採用通知書に同封する書類は以下の3種類です。
送付状（添え状）
送付状はビジネス文書を送る際に同封する書類で、あいさつや同封書類の中身の明記、ほかの書類の内容を補う補足事項などを記載します。
入社承諾書・入社誓約書
採用通知書を送付した時点では、応募者の入社意思は確認できていません。自社以外にも複数の企業の選考を受け、複数社から同様のオファーを受け取っている可能性もあるため、自社の内定を承諾し入社する意思を確認するため、必要事項を記載して返送してもらう流れが一般的です。
切手付き返信用封筒
入社承諾書・入社誓約書を返送してもらう際に、応募者の手間を減らす意味でも返信用封筒を同封するのがビジネスマナーです。あらかじめ返信先を記載しておくことで発送ミスを防げるメリットもあります。
採用通知書の注意点
採用通知書を送付する際、以下4点に注意しましょう。
- 誤字脱字がないか確認する
- 受領記録が残る方法で郵送する
- 住所・氏名に誤りがないか確認して郵送する
- なるべく早めに通知する
誤字脱字がないか確認する
送付書類すべてに誤字脱字がないか、しっかり確認しておきましょう。
誤字脱字があると「仕事が雑」「重要書類に対する認識が甘い」などのネガティブな印象を与える可能性があるためです。
特に応募者の名前や日付などのミスは相手の心象を著しく損ねたり、今後の手続きや進行に悪影響を及ぼしたりする可能性が高いため注意が必要です。
採用通知書は会社として送付する正式書類であり、応募者にとっては特別な意味を持つ大切な書類であることを認識しましょう。
受領記録が残る方法で郵送する
採用通知書は簡易書留や特定記録郵便などの記録が残る方法で郵送することを推奨します。採用通知書は確実に相手に届ける必要があるにも関わらず、ほかの郵便物に紛れて見落とされてしまう可能性があるためです。
そのほか、封書の表面に「採用通知書在中」「選考結果在中」と記載しておく方法や、受領確認の電話やメールを送る方法も有効です。確認連絡は「大切に扱われている」「丁寧な会社」などのポジティブな印象を与えられるメリットもあります。
住所・氏名に誤りがないか確認して郵送する
住所・氏名に誤りがないか、慎重に確認してから郵送しましょう。
これらの記載ミスは、誤配による個人情報の流出などの致命的なトラブルに発展しかねないためです。封筒の住所が合っていても、書類の氏名と一致していないケースもあります。
特に内定者が複数いる場合や、採用通知書の発送作業を一斉に行う場合などは、ダブルチェックの体制を整えるなどして対策しましょう。
なるべく早めに通知する
採用通知書は遅くとも1週間以内を目安に送付しましょう。
求職者の多くは複数企業の選考を並行して進めている場合が多く、ほかの企業からの内定を先に承諾してしまう恐れがあるためです。また、送付が遅くなることで入社意欲が低下する可能性もあるので注意が必要です。
採用通知メールの送り方と例文テンプレート
採用通知をメールで送る場合も、基本的な考え方は郵送の場合と同様です。ただし、書面に比べて簡易的かつ事務的になりやすいため、特に評価したポイントや入社を歓迎するコメントなどを添えると良いでしょう。
【メール例文テンプレート】
件名：【採用決定のご連絡】株式会社◯◯
（応募者名）様
株式会社◯◯採用担当の〇〇です。
先日はお忙しい中、弊社の最終面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。
社内で慎重に選考させていただいた結果、（応募者名）様の〇〇に関するスキルやご経験などを高く評価し、「社員として採用することを決定」しましたので通知致します。
つきましては、入社承諾書を別途郵送いたしましたので、必要事項をご記入の上、◯月◯日までにご返送くださいますようお願い致します。
期限内に返送・ご連絡がいただけない場合は、辞退のご意向として承りますことをあらかじめご了承ください。
ご質問やご不明点がございましたら、下記までお気軽にお問い合わせください。
（応募者名）様のご入社を、社員一同心よりお待ちしております。
メールによる略式にて大変恐縮ですが、取り急ぎ通知申し上げます。
何卒よろしくお願い致します。
（以下、採用担当者署名）
採用通知電話のかけ方と例文テンプレート
採用通知を電話で行う場合も、遅くとも1週間以内に連絡をしましょう。
書面やメールとは勝手が異なり、事前に電話で伝える内容をメモしておくなど、重要な情報を漏らさない工夫が必要です。時間帯に注意しつつ、聞き取りやすいスピードではっきり話しましょう。
【会話例文テンプレート】
採用担当者：「株式会社◯◯の人事課採用担当、（担当者名）です。（応募者名）様のお電話で間違いないでしょうか？」
応募者：「はい、お世話になっております。」
採用担当者：「先日は最終面接にお越しいただき、誠にありがとうございました。選考結果についてご連絡を差し上げたのですが、少しお時間よろしいでしょうか？」
応募者：「はい。」
採用担当者：「社内で慎重に選考させていただいた結果、（応募者名）様をぜひ弊社の社員としてお迎えしたいという結論に至りました。」
以降の流れは、もう一度話をするために来社を促すか、期限内に内定を承諾するか否かの連絡をしてもらうよう案内すると良いでしょう。
おすすめの採用通知方法
最初の採用通知は電話で行い、その後に内容を記載したメールを送付、必要に応じて採用通知書を郵送する流れがおすすめです。
採用通知はスピードが重要なため、最も早く確実な電話で採用意思を伝えます。口頭だけでは伝達ミスが起こる可能性があるため、形に残るメールを併用することで電話のデメリットを補います。
その場で内定承諾に至らない場合も多いため、採用通知書とともに入社承諾書などを送り、返送をもって内定承諾の確認をするのが望ましいでしょう。
採用通知は書類郵送とメール・電話を使い分けよう
応募者にとって特別な意味を持つ採用通知。近年の人材採用は他社との採用競争という側面もあるため、遅くとも1週間以内に通知することが望ましいといえます。
本記事で紹介した方法を参考に、郵送・メール・電話を使い分け、適切かつ確実な採用通知を行いましょう。
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