採用通知書と内定通知書の違い！書き方の例文・効力などを解説

内定者に送付する書類には採用通知書や内定通知書などさまざまな種類があるため、いつどの書類を送付すべきか分からなくなる方は、多いのではないでしょうか。採用担当者は、毎日忙しくしているため、採用関連の書類に苦手意識を持つ方もいるでしょう。

そこで本記事では、採用通知書の書き方について解説します。内定通知書や採用証明書などの違いも紹介します。例文を交えてお伝えしますので、採用担当者は、ぜひ参考にしてください。

採用通知書とは

採用通知書とは、採用したことを企業が正式に示す書類です。ただし、内定者が入社したい意思を考慮したものではなく、企業が一方的に通知するものです。必ずしも書類を送付しなければならない訳ではありませんが、電話やメールでは内定者にうまく伝わらない可能性があります。

電話では言い間違いをすることがあったり、メールでは迷惑メールフォルダに振り分けられ、見てもらえなかったりする場合があります。書留で郵送すると、確実に届くので、送付する企業が多いです。

目的

採用したことを内定者に確実に伝えるために、採用通知書を送付します。法律によって、採用通知書を送付することが定められている訳ではありません。しかし、口頭で採用を伝えてしまうと、勘違いから後々トラブルに発展する可能性もあります。

また、採用通知書を出すことで、内定者の入社意思を高める効果が期待できます。企業にとって人材は大切な経営資源となるため、入社の意思を高めてもらうためにも採用通知書を送付するのが良いでしょう。

法的効力

採用通知書には、労働契約を交わしたという法的な効力があります。企業への応募が申込にあたり、採用通知書の送付が契約を受託したものと見なされます。ただし、採用通知書の送付は、企業の義務ではありません。

口頭で採用を通知した場合も、労働契約が成立したと見なされます。あってはならないことですが、採用通知書を送付してから内定を取り消した場合、採用通知書は証拠となるため、注意が必要です。

　

採用通知書と内定通知書などの違い

採用通知書とよく似た書類に、内定通知者や採用証明書などがあります。内定者に送付する書類にはさまざまなものがあるため、把握しておくことが大切です。ここでは、採用通知書と間違えやすい書類について解説します。間違えて送付してしまうと、企業の信頼を落としかねないので、確認しておきましょう。

内定通知書との違い

内定通知書とは、内定が決定したことを知らせる書類です。内定とは、採用通知書を送付したあとに内定者の入社意思が確認できた状態です。採用通知書を送付することで企業が採用の意思を示し、内定通知書で内定者が入社に合意したとみなします。

内定通知書には労働契約を締結する効果があり、法的な拘束力があります。内定通知書を送付したあとから取り消しはできないということです。内定通知書は新卒採用で使用させるケースが多いです。

新卒採用では内定から入社までの時間が空くため、内定者の辞退を防ぐ意味があります。内定通知書を送付できる時期には決まりがあるため、注意が必要です。新卒採用で内定通知書を出す場合、卒業年度の10月1日以降となっています。

中途採用でも出すケースがありますが、内定から入社までの期間が短いため、内定通知書を省き、採用通知書のみ送付することもあります。

採用証明書との違い

採用証明書とは、失業者が再就職できた場合に失業保険の受給を停止したり、再就職手当を受給したりするときにハローワークへ提出する書類のことです。採用通知書と似ていますが、内容は別のものです。なお、採用証明書については、関連記事の「採用証明書」にて詳しく解説しています。

雇用契約書との違い

雇用契約書とは、雇用契約について記載した書類のことです。企業と従業員の間で取り交わす書類で、契約期間や就業場所、始業・終業時間など、労働条件を記載したものです。一般的には、企業と内定者それぞれが署名押印し、1部ずつ保管します。

ただし、雇用契約書は法的に必須ではありません。契約は口頭で成立するため、雇用契約も口頭でも認められます。一方、採用通知書は内定者に採用を通知する書類のことで、労働条件には触れていません。企業が採用通知書を送付し、合意に至れば雇用契約書を交わす流れとなります。

労働条件通知書との違い

労働条件通知書とは、労働基準法第15条第1項に基づいて、企業が内定者に賃金や労働時間、勤務場所、仕事内容などを知らせる書類のことです。法律によって内定者に送付することが、義務付けられています。

2019年4月からは労働基準法が改正されたことで、メールやFAXでも労働条件通知書が出せるようになりました。一方、採用通知書には採用したことのみの通知であり、賃金や業務内容については明示していません。また、労働条件通知書は送付が義務付けられていますが、採用通知書は必須ではないことに違いがあります。

労働条件通知書を採用通知書と兼ねることも可能です。労働条件通知書に記載すべき内容をまとめて、内定者にも署名押印してもらいお互いに保管します。

　

例文あり｜採用通知書の書き方

経験がなければ、採用通知書を記載するのを難しく感じる方は、多いのではないでしょうか。ある程度、書く内容が決まっており自由に書けないため、苦手に感じる方もいるでしょう。ここでは、採用通知書の例文を使った書き方について解説します。書き方を学んでスムーズに書けるようになりましょう。

発行日

一般的なビジネス文書と同じように1番上の右側に発行日を記載します。書類を記載した日時ではなく、送付する日付を発行日としましょう。発行日は、西暦でも和暦でもどちらでも構いません。ただし、読みやすさを考慮して書類内では必ず統一することが大切です。

採用通知対象者（応募者）の氏名

発行日を記載した行から1段下げた左側に採用通知対象者（応募者）の氏名を記載します。フルネームで記載し、「様」か「殿」を敬称として記載します。名前を間違って記載すると、失礼となるため、十分に確認の上、記載しましょう。

会社名・代表取締役の氏名

採用通知対象者（応募者）の行から1段下げた右側に会社名と代表取締役の氏名を記載します。社名は省略せず、「〇〇〇〇株式会社」や「株式会社〇〇〇〇」と正式名称を書きます。会社名の下に代表取締役の氏名を記載しましょう。

代表氏名の右端に社判を押します。会社によっては社判を押すために稟議申請が必要な場合があるため、あらかじめ稟議申請しておくと、スムーズに採用通知書を送付できます。

採用試験への参加のお礼

挨拶文に続いて、採用試験に参加してくれたことへのお礼文を記載します。挨拶とお礼の例文には、以下のようなものがあります。

「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。このたびは、弊社の求人にご応募いただき、誠にありがとうございました。また、お忙しい中、ご足労いただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。」

「時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。このたびは、弊社の採用試験にお越しいただき、誠にありがとうございました。貴重なお時間をいただき、感謝申し上げます。」

挨拶を入れたのち、参加のお礼を記載すると、内定者の印象が良いでしょう。

採用を決定した旨の通知

最初に挨拶文を入れ、参加へのお礼を述べたあと、採用を決定した内容文を記載します。採用決定の通知例文には、以下のようなものがあります。

「さて、慎重かつ厳正なる選考の結果、このたび貴殿を弊社社員として採用することに決定いたしましたので、ご通知申し上げます。」

「貴殿のこれまでのご経験やスキルを高く評価し、弊社社員として採用することを決定いたしましたので、ご通知いたします。」

十分に選考を行った結果、あなたを採用すると伝えることが、大切です。

入社日

採用を決定した旨の通知に続いて、入社日を記載します。入社日の例文には、以下のようなものがあります。

「入社日は、〇〇〇〇年〇〇月〇〇日を予定しております。」

数字は和暦でも西暦でもどちらでも構いませんが、書類内で統一することが大切です。和暦と西暦が混在すると、分かりにくい書類となってしまうため、注意が必要です。

同封書類

入社するには、誓約書や契約書などを提出してもらう必要があります。同封書類の記載場所は、具体的な入社日の直後です。例文には、以下のようなものがあります。

いつまでに返信して欲しいのか、具体的な日付を記載することが大切です。日付については、西暦か和暦に書類全体として統一するようにしましょう。

問い合わせ先

採用通知書の1番最後に、問い合わせ先を記載します。問い合わせ先の具体例には、以下のようなものがあります。

具体的な担当者名や直通の連絡先などを記載しておくと、内定者は連絡が取りやすいと感じ、安心できます。

　

採用通知書の同封書類

採用通知書の書き方を把握した後は、同封書類を準備しましょう。電話やメールとは異なり、郵送したあとで間違いに気付くと対応が遅くなり、入社時期に影響が出る可能性があります。ここでは、必要な同封書類について解説します。誤って送付してしまうと、内定者からの心証に影響するため、正しい書類を準備することが大切です。

添え状

添え状とは、どのような書類を送るのかということを伝える書類です。添え状なしで採用通知書だけを送るのは、ビジネスマナーに反し、失礼に当たります。添え状を書類の中で1番上にして同封しましょう。

入社承諾書・入社誓約書

入社承諾書とは、内定者が入社の意思表示をする書類です。やむを得ない事情がない限り、入社承諾書で入社承諾の意思を表示した内定者は入社することになります。入社誓約書とは、履歴書に記載した内容に間違いがないこと、会社を傷つける行いをしないと約束する書類です。

入社承諾書内に誓約書を入れるケースもありますが、別々の書類にすることが多いです。入社承諾書には法的な拘束力はありませんが、入社することが見込まれます。そのため、多くの企業では入社承諾書を送付しています。

雇用契約書

民法に基づいて雇用主と労働者で取り交わす書類が、雇用契約書です。雇用契約に双方が同意した証として2部作成し、それぞれが保管します。雇用契約書は法律上、書面での送付が義務付けられている訳ではありません。しかし、雇用後のトラブルを避けるために、多くの企業では雇用契約書を締結しています。

返信用封筒

返信用封筒は、必ず同封しなければならない訳ではありません。しかし、宛名が記載されている封筒があれば、内定者は返信しやすくなり、心証がよくなるでしょう。また、宛先の間違いを減らしたり返信が早くなったりするメリットがあります。内定者からの返信を促すためにも、返信用封筒は同封しましょう。

　

採用通知書に関する注意点

採用通知書を送付するだけでは、十分ではありません。確実に受け取ってもらい、入社へつなげることが重要です。ここでは、採用通知書を送付する際の注意点について解説します。確実に入社してもらえるように、漏れなく実施しましょう。

書留郵便で送付する

書留郵便で採用通知書を送付するメリットは、直接渡してもらえる点や送達過程が記録される点です。普通郵便で送付すると、他の郵便物に紛れてしまい、受け取るのが遅くなる可能性があります。

受け取ってもらえなかったり受取日が遅くなって返信が遅れたりすると、入社に影響することも考えられます。確実に受け取ってもらえるよう、送付後にメールや電話することも大切です。

また、採用通知書は信書に該当し、郵送することが義務づけられています。信書とは、特定の受取人に対して、差出人の意思を示し、または事実を通知する文書のことです。メール便ではなく、郵送することが重要です。

迅速に送る

採用通知書の送付が遅くなると、内定者は不採用だったと判断し、他社を検討することでしょう。遅くても採用の決定後1週間以内に送付することが、望ましいです。

就職や転職では、自社の面接の翌日に他社を受けることはよくあることです。他社が先に採用通知書を送付した場合、自社への入社意思が弱くなることがあります。特に優秀な人材は、さまざまな企業の選考を受けているため、採用通知書はなるべく早く送付することが重要です。

メールで送付時は確認漏れに注意する

採用通知書を郵送しなければならないという決まりは、ありません。採用通知書をメールで送付することも可能です。メールなら郵送のようにタイムラグが発生しません。

ただし、迷惑メールフォルダに入ってしまったり見落としたりするケースもあります。確認してもらえないと、優秀な人材を取り逃がすことになりかねません。採用の意思があると伝えることが重要なので、電話連絡を併用するのが良いでしょう。

他の通知方法と併用する

さまざまな方法を組み合わせると、内定者が見落とす可能性を減らせます。採用通知書を郵送したりメールで送付したりした後、電話連絡を行えば、確実に受け取ってもらえるでしょう。いち早く採用を通知し誠意を見せられます。

また、電話連絡で他社を検討しているのか自社を希望しているのかなど、内定者の状況も確認できます。企業にとって人材は非常に重要な要素であるため、採用通知書を出した人材には確実に入社してもらえるように手を打つことが大切です。

　

まとめ

採用通知書とは、内定者に採用の意思を伝える文書のことです。法的な義務付けはありませんが、採用を確実に伝え、内定者の入社意思を高められます。内定者が入社するまでには、採用通知書以外にもさまざまな書類があるため、間違えないように対応することが大切です。

採用通知書の記載方法や同封書類については、本記事で紹介した方法を試してみてください。採用通知書を送付しても、辞退が多かったり定着率が良くなかったりして人材に悩んでいる担当者は多いでしょう。

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