採用計画をうまく作れず、人材が確保できなくて悩んでいる担当者は、多いのではないでしょうか。経験が不足しており、採用計画を立てるのを難しく考える人はいるでしょう。そこで本記事では、採用計画の立て方について解説します。人手不足に悩んでいる担当者は、ぜひ参考にしてください。
人事部必見｜採用計画とは
採用計画とは、経営理念や事業計画を達成させるために必要な人材プランです。採用計画を立て配置予定の部署に共有しておくと、採用活動を効率的に行え、スムーズに配置や指導にあたれます。
また近年、少子高齢化の影響で労働人口が減る傾向にあります。労働人口が減り人材の獲得競争が起こるため、計画を立てずに活動を行えば、採用が難しくなるでしょう。人材は企業の経営を支える資産であり、人材獲得には採用計画が不可欠です。
なお、採用計画は採用戦略に含まれます。採用戦略とは、中期経営計画に沿って長期的に実施する人材計画のことです。中長期的な採用戦略の中に1年程度で行う採用計画があると認識しておきましょう。
採用計画の立て方
応募や選考を目的なしに行っていては、ミスマッチを招き早期退職につながることもあります。ここでは、採用計画の立て方について解説します。
採用目的・目標を設定する
目的・目標を立てずにやみくもに活動しても、応募がこなかったり離職率が高くなったりするケースがあります。目的・目標を設定した上で採用計画を立てることが重要です。自社の課題が解決できるのかどうかや経営理念が達成できるかどうかなどをふまえ、人材を採用する目的を設定します。
目的が決まれば採用目標を設定しましょう。具体的にどの部門に何名必要か目標人数を設定します。業務内容やスキル、経験の有無、行動特性などさまざまな角度から求める人材の要素を洗い出すことが大切です。
採用条件を明確化する
求める人物像を具体的にしておくと、採用条件を明確化できます。求める人物像は、経営理念や事業計画に沿ったものにすることが重要です。
求める人物像に沿って、どんなスキルや経験を持った人材が必要か決めましょう。各部門や経営陣が欲しい人材の特徴をヒアリングしておくのも有効です。ただし、現場の声や経営陣の意見を鵜呑みにしないことが大切です。
経営理念の達成に近づき、現状の課題を解決することが、採用の本来の姿。採用市場の状況や自社への応募実績を考慮して採用条件を検討することが重要です。
採用人数を決める
業務量や予算に基づいて採用人数を決定します。不要な業務を減らし、これまでのやり方を変更し、最適な業務量を決めます。最適な業務量を決定したら、全社や部門全体で必要な人員数を算出しましょう。必要人員から現在勤務する社員数を引いたものが、採用人数です。
また、新たに採用しても利益が確保できるかどうかについて、予算面からも採用人数を検討します。採用して利益確保ができるなら問題ありませんが、利益確保が難しいのなら、採用人数を再検討しましょう。
雇用形態を明確化する
仕事内容に合わせて、適切な雇用形態を選ぶことが大切です。新卒のように長期的に活躍する人材が欲しい場合には、正社員として採用するのが良いでしょう。ただし、正社員のデメリットとして人件費がかさみやすいことが挙げられます。
また、専門知識を持った人材を一時的に雇用したい場合、契約社員がおすすめです。契約社員の注意点としては、契約更新できないと、新たな人材を探すコストが必要となることです。担当する業務内容に応じた雇用形態を決めると、採用計画の質が高まり、円滑に業務が行えます。
採用手法を選ぶ
採用したい人材の要件や雇用形態などから媒体を選びましょう。例えば、経験者で正社員を採用したいならスカウト機能がある転職サイトや、パートタイマー労働者が欲しいなら地域の求人誌などです。
どのチャネルを選べば良いか分からない担当者は、採用費と達成したい目標から選ぶことをおすすめします。例えば、人材確保が急務なら、スカウト機能があるサイトを利用してみましょう。
採用ルールの確認・スケジュール作成
採用活動の一般的なスケジュールには、以下のようなものがあります。
- 採用計画を策定する
- 媒体への掲載を依頼する
- 募集を開始する
- 選考する
- 採用を決定する
- 入社準備を進める
- 入社してもらう
それぞれの項目にどのくらいの期間が必要なのか見積もることが大切です。中途採用の場合、入社までの期間を2、3ヶ月みておきましょう。新卒採用では、インターンシップや説明会、内定者フォローなどに1年以上かかります。
また、就活には政府主導のルールがあります。以下が、具体的な就活ルールです。
- 広報活動：大学3年生の3月1日以降
- 選考活動：大学4年生の6月1日以降
- 内定出し：大学4年生の10月1日以降
この日程での活動が呼びかけられています。広報活動とは、企業説明会や採用サイト、SNSなどの情報発信のことです。採用スケジュールを作成しておくと、活動しやすくなります。
新卒・中途採用別｜採用計画の特徴
ここでは、新卒と中途採用の特徴について解説します。新卒採用には1年以上必要となりますが、中途採用では数ヶ月で結果が出ます。新卒・中途採用の特徴を理解して採用計画を立てることが大切です。
新卒採用の採用計画の特徴
新卒採用の目的は、自社内の活性化や将来の幹部候補生を育成することです。新卒採用者に求めることは、長く勤めてくれることです。社会人経験がないためビジネスマナーの理解がなく、研修が必要となります。中途採用よりも採用人数が多い傾向にあります。
一括採用する企業が多く、同時期に採用活動を行うのが一般的です。近年では、少子高齢化の影響で新卒採用が難しくなっているため、説明会や採用サイトでの発信を始める前にインターシップやスカウトを行う企業もあります。
中途採用の採用計画の特徴
中途採用の目的は、欠員補充や人員数の強化です。中途採用に求めることは、即戦力となる知識や経験があることです。中途採用の実施時期は固定されず、入社時期は内定者と相談しながら決めるケースが多いと言えます。
内定者の状況を確認し、余裕のある入社時期を決めることが大切です。内定が出てから退職するケースがあるため、入社までに数ヶ月かかる場合があります。中途採用者には即戦力を求めることが多いため、求める人物像に合致するか確認した上で内定を出すことが大切です。
採用計画立案時のポイント・おすすめの作り方
採用計画では、求職者と競合他社のリサーチは欠かせません。ここでは、採用計画を立案する際のポイントについて解説します。定着率に悩んでいる担当者は、ぜひ参考にしてください。
求職者について把握する
どの時期に応募が集まりやすいのか、どのような働き方を求めているのかなど、求職者のニーズを掴むことが、採用計画では大切です。求職者数の増減は、景気や社会情勢によって変化します。
厚生労働省のデータや民間企業の調査などで、採用市場の動向を把握しましょう。自社に応募した時期で、求職者数の傾向をつかむのも採用計画に役立ちます。
また、求職者がどのような働き方を求めているか把握することも重要です。出世を重視せず、ワークライフバランスを求めている求職者や在宅でのリモートワークなどを求めている応募者はいるでしょう。求職者の現状を知ることが大切です。
競合他社をチェックする
競合他社の募集要項や時期を把握することも、採用計画では欠かせません。競合と同じ時期に募集を行うと、応募者が減少することも考えられます。競合他社の求人内容を確認する場合、「自社の応募者がどの企業と比較したか」などを最近入社した社員にヒアリングする方法があります。
また、口コミサイトで競合他社の募集内容を確認することもおすすめです。採用計画では、競合企業との差別化が大切です。ただし、競合になり得るのは同業種だけではありません。
同じ地域にある企業や勤務体系が似ている会社も競合となり得ます。求職者や競合について調べた上で採用計画を立案することがポイントです。
採用計画を立てた後に人事部がやるべきことの手順
採用計画を立てたら、活動を始めます。採用活動の手順には、以下のようなものがあります。
- 社内での協力体制を構築する
- 自社サイトやSNSを更新する
- 募集活動を実施する
- 選考を行う
- 内定後のフォローを行う
ひとつずつ確実に行うことで人材の採用ができますので、丁寧に実施しましょう。
社内での協力体制を構築する
採用は人事部だけが活動すれば良い訳ではありません。役員や現場社員にも協力してもらうことが大切です。選考が進むと役員面接があります。役員に面接してもらうには、スケジュールをあらかじめ確保しておくと、スムーズに進められます。
自社サイトに掲載する先輩社員のインタビューを若手社員に依頼することもあるでしょう。また、内定者との懇親会に各部署の社員に参加してもらうケースもあります。中には協力的ではない社員がいることも考えられます。全社で協力体制を取れるように働きかけることも重要な業務です。
自社サイトやSNSを更新する
多くの求職者が、企業のホームページやSNSなどを見た上で応募します。応募者を集めるには自社を知ってもらう必要があるため、ホームページやSNSでの発信は欠かせません。ただし、定期的に更新していなければ、「募集しているのだろうか」と信頼を損なう可能性があるため、注意が必要です。
ホームページやSNSに求める人物像を明記しておくと、自社に興味がある応募者を集めやすくなります。応募者を集めるために、ホームページやSNSを定期的に更新しましょう。
募集活動を実施する
採用計画の策定時に決めた募集方法で活動を開始しましょう。ただし、一定期間経っても応募の状況が良くなければ、改善策を講じることが大切です。
自社サイトのアクセス数を伸ばす施策を行ったりSNSの更新頻度を上げたりして、改善していきましょう。改善策を行っても早期に結果が出ない場合もあります。継続的に改善していくことが大切です。
選考を行う
選考を行う際に大切なのは、応募者とのコミュニケーションを取ることです。特に面接では、雰囲気や進め方などに工夫を凝らし、応募者が質問に答えやすい状況を作ることです。好印象な面接官であれば、入社したいと感じる応募者が増えると期待できます。
ただし、面接官によって選考基準が異なることがないようにすることが大切です。面接を始める前に選考基準を確認し合うのが良いでしょう。
内定後のフォローを行う
内定を出したからといって必ず入社する訳ではありません。内定辞退もあり得ます。入社意思を高めてもらうために、内定後のフォローが重要です。コミュニケーションを取ることを重視して、内定後のフォローを行いましょう。
内定者を集め研修を行ったり、先輩社員と懇親会をしたりします。内定者の不安を取り除き、入社意思を高めてもらうには、定期的なコミュニケーションが重要です。
内定者から辞退されると、大きな損害につながります。内定者に負担をかけないように、こまめにコミュニケーションを取ることが大切です。
採用計画で設定した目的・目標を達成するコツ
採用計画の目的・目標を達成させるには、少しコツが必要です。ここでは、採用計画の目的・目標を達成させる方法について解説します。人材を獲得する重要なポイントなので、ぜひ参考にしてください。
採用基準に優先順位をつける
応募者が多数いる職種では、採用基準に優先順位をつけておくと、選考がスムーズに進み、目的・目標が達成しやすくなります。採用基準に優先順位をつけていないと、求める人物像に合致しない人物への対応に手を取られ、自社が欲しい人材の採用機会を逃すことがあるでしょう。
採用基準にMUST（必要条件）とWANT（あればなお良い条件）を入れて選考すると、欲しい人材を見つけやすくなります。採用基準を洗い出して、MUSTやWANTで優先順位をつけることが大切です。
迅速に対応する
応募者は他社の選考を受けているケースが多いため、素早く対応することが欠かせません。先に内定が出た企業に入社する応募者は、少なくないでしょう。迅速に対応するためには、選考期間を適切にし、採用基準が明確になっていることが大切です。
人材は、他社との奪い合いという面もあります。採用計画での目標・目的を達成させるには、応募者への連絡や内定出しを迅速に行いましょう。
選考期間を短くする
各選考間の時間を短くし、採用期間全体をコンパクトにすることが、採用計画では大切です。採用活動では、書類選考と複数回の面接を行うことが一般的です。書類選考が終わってから一次面接までに時間が空いてしまうと、応募者は他社を検討するでしょう。
もちろん、応募者に負担をかける選考期間では問題です。しかし、適切な期間を設定することは応募者の不安を少なくし、採用計画の目的・目標を達成するのに役立ちます。
まとめ
採用計画とは、経営理念を達成させるための人材プランです。労働人口の減少で人材の獲得が難しくなっており、採用計画は不可欠となっています。目標を立てて求める人物像を決定し、他社の募集内容も把握した上でスケジュールを立てることが大切です。
しかし、採用計画を立てた経験もスキルもなく、人材不足に悩んでいる担当者は多いのではないでしょうか。自社で採用計画を立てるのが難しいなら、プロに相談するのがおすすめです。
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