採用活動をしているものの、思うような人材が集まらないという悩みをお持ちの企業もあるのではないでしょうか。内定後の辞退やすぐに退職してしまうなどの原因は、採用フローにあることも少なくありません。採用フローは採用戦略に応じて新卒と中途で内容を変える必要もあります。
この記事では、採用フローの流れと作り方について詳しく解説します。そもそも採用フローがない、もしくは自社の採用フローがこのままでよいのかわからないという方は、ぜひ最後まで読んで採用フロー作りの参考にしてください。
採用フローとは
企業が採用活動を始めてから入社が完了するまでの一連の流れが「採用フロー」です。「どのような人材を、いつまでにどのような手法で何人採用するか」をスケジュール化したもので、一般的には、求人→応募→選考→内定→入社の流れとなります。
採用フローの作成には事業計画に基づいた採用戦略や採用計画が不可欠で、採用フローがなければ自社に適した人材を集めることは困難です。採用フローは採用活動を成功させるための重要なカギのひとつだと言ってもよいでしょう。
採用フローを作成するメリット
採用には複数の関係者が関わるため、全員が認識できることやうまくいかない原因を把握できるメリットがあります。2つの大きなメリットを詳しく見ていきましょう。
採用活動の流れを社内で共有できる
採用活動に関わる全ての人が、求める人物像や採用の目的、スケジュールなどに関して同じ認識で進めなければなりません。認識の統一ができていなければ、必要とする人材が確保できない可能性が高くなります。
そのためには採用フローを作成して採用活動を可視化し、社内で共有することが重要です。
全体の流れや進捗状況を共有することで、次に何をすべきかがわかるため対応の漏れがなくなるメリットがあります。
また、応募者ごとの状況がわかれば、迅速な対応が可能です。対応の遅れが不信感や不安の原因となり、内定辞退になることも少なくありません。
母集団形成・選考フローなどを改善できる
採用フローを作成することで、どの工程に問題があるのかを把握しやすくなります。たとえば、内定辞退者が多い場合は母集団形成に課題があるのか、それとも選考に課題があるのかが明確になるため早期の改善が可能です。どの部分に問題があるかを可視化すれば、同じ失敗の繰り返しを防げます。
このように、採用フローは各工程に注目した課題発見がしやすくなるため、採用成功率を高められるのも大きなメリットです。
採用フローにおけるフェーズ
採用フローには3つのフェーズにわけられます。
- 募集
- 選考
- フォロー
募集フェーズは応募者を募る段階で、応募者を集めることを「母集団形成」と言います。募集が終われば次は選考フェーズに進み、人材の選考段階です。採用者が決定し内定を出した後は、内定辞退や入社の不安を解消するための内定者フォローが必要です。
どのフェーズにおいても採用の目的や求める人物像を明確にし、担当者全員で共有することが重要で、共通の理解があれば採用時のミスマッチが起こりにくくなります。
新卒・就活生の採用フロー
新卒と中途採用では採用の工程が異なり、採用フローにも違いがあります。新卒採用は入社までの期間が長いため、どの段階で何をするかを把握しておかなければなりません。
新卒の採用フローから順番に詳しく見ていきましょう。
エントリー
新卒の選考はエントリーから始まります。エントリーは次のような手法が一般的です。
- 求人サイトに採用情報を公開する
- SNSでプロモーションする
- 自社サイトに求人ページを作り採用情報を掲載する
- 学生向けメディアで採用情報を公開する
自社に興味を持ってもらわなければエントリーしてもらえないため、自社の強みや特徴といった企業情報を中心としたアピールが重要です。
インターン
早い段階で優秀な人材を発見したいという企業は、インターンを採用フローに組み込むことがあります。インターンの選考内容の例は、書類選考・適性試験・面接などです。個人面接だけでなくグループ面接やグループディスカッションなどが実施されることもあります。
仕事を体験してもらうことで、候補者のスキルや働き方などを見れる点がインターンの特徴です。
会社説明会
まずはエントリーした学生に対し会社説明会を行います。エントリー時の採用情報では伝えきれなかった情報や、就活生の疑問に答えることで、自社に応募する動機づけをすることが目的です。
いかに母集団形成を行うかが採用のカギとなるため、他社のスケジュールを確認して自社の日程を決定するなどの配慮も重要となります。
書類選考
会社説明会で提出されたエントリーシートなどをもとに、人材を見極めます。人材の見極めはミスマッチを防ぎ、自社が求める人材を確保するための重要な作業です。
事前にどのような人材を募集するのか採用計画の段階で明確にしておかなければ、書類選考の段階ですでにミスマッチが発生する可能性があります。
筆記試験・面接
書類選考が終われば、適性検査や面接で実際に自社にマッチしているかどうかを判断します。面接方法は企業によって1対１やグループ面談のケースがあり、自社にマッチした人材かどうかを複数の目で見極めるために、2〜3回実施するのが一般的です。
面接官の対応や態度が企業の印象となることを意識して面接に臨みましょう。悪い印象を与えれば採用にはつながりません。
内定・入社
最終的に採用する人を決定したら内定通知を出します。新卒の場合は入社するまでに時間があるため「本当にこの会社でよかったのか」と思うことや、社会人になることへの不安を抱く人も少なくありません。そのため、内定者研修や座談会などを開催し、社員とのフランクな会話や内定者同士のコミュニケーションの機会を作ることで不安をやわらげることが重要です。
このような内定者フォローが内定辞退を防ぎ、内定者同士の横のつながりもできるため入社意欲を高めることにつながります。
転職者・中途採用の採用フロー
中途採用の場合も大きな流れは新卒と同じですが、会社説明会は行わないことがほとんどです。経験者が条件になっていることも多いため、筆記試験などは実施しない企業もあります。
また、筆記試験や適性検査を実施する場合でも新卒とは内容を変えるケースや、面接についても、職種やポジションによって面接回数を変えることも少なくありません。新卒採用と中途採用の主な違いをまとめると以下の通りです。
- 会社説明会は開催しない場合がほとんど
- 筆記試験や適性検査を実施しない、もしくは内容を変える
- 面接は職種やポジションによって回数を変えることがある
採用フローのアレンジパターン5選
採用フローは複数のパターンがあります。前章で紹介したパターンは、企業で一般的に導入されている「標準パターン」です。
この章では、その他のパターンを紹介します。それぞれに特徴があるので、採用フロー作成の参考にしてください。
説明会・選考一体型
会社説明会と選考を同時に行うパターンで、募集開始から内定までの時間を短縮できるのが特徴です。具体的な流れは以下のようになります。
- エントリー
- 書類選考
- 会社説明会・筆記試験・適性検査
- 面接（複数回）
- 内定
人気企業など、採用力がある企業が早めに学生を確保したい場合に有効なパターンです。一方で、会社説明会と選考が同時のため、企業理解度が浅いまま採用することになり、面接で志望動機や志望度の高さを確認する必要があります。
試験先行型
試験選考型は書類選考や筆記試験・適性検査を実施した上で、合格者のみが会社説明会に参加できるパターンです。大手企業など、母集団が大きい場合は採用活動を効率化できます。
具体的な流れは以下の通りです。
- エントリー
- 書類選考
- 筆記試験・適性検査
- 会社説明会
- 面接（複数回）
- 内定
事前に選考を通過した学生に対し会社説明会や面接を行うため、能力の高い人材が集まりやすい特徴があります。一方で、ポテンシャルが高い人材を見逃すことや、イメージと異なっていたという理由で辞退されがちな点には注意が必要です。
筆記試験・面接一体型
筆記試験・適性検査と同じ日に面接まで行うパターンです。筆記試験と面接結果を総合的に判断できる特徴があります。
具体的な流れは以下の通りです。
- エントリー
- 企業説明会
- 筆記試験・適性検査・面接
- 最終面接
- 内定
筆記試験と面接を同じ日に行うため、拘束時間が長くなるのがデメリットです。そのため、控室の確保などが必要となります。また、面接時間や順番を考え、ひとりあたりの時間配分にも配慮しなければなりません。
リクルーター型
リクルーター型は人物重視の採用パターンで、大人数を対象とした会社説明会は行わず、リクルーターがカジュアル面談や体験入社などを通じて人物を見極めます。
具体的な流れは以下の通りです。
- エントリー
- カジュアル面談・体験入社
- 筆記試験・適性検査
- 面接
- 内定
リクルーターの裁量による部分が大きく、面接は入社意思の確認程度で終わることや、実施されないケースも少なくありません。事前に応募者とリクルーターが話し、人物を理解した上で採用するためミスマッチが少なくなるのが特徴です。
インターンシップ型
インターンシップ型は、実際に自社の仕事を体験してもらうことで、スキルや適性を判断できるメリットがあります。具体的な流れは以下の通りです。
- エントリー
- 書類選考
- 会社説明会
- インターンシップ（筆記試験・適性検査）
- 面接
- 内定
インターンシップを通じて能力や人柄を確認できるため、筆記試験や適性検査を省略することも可能です。インターンシップを取り入れる場合は、ミスマッチが防止できるメリットがある一方で、内定までに時間がかかることはデメリットだと言えます。
採用フローの作り方・手順
採用フローを作成するにあたっては「採用戦略」と「採用計画」が必要です。戦略と計画にもとづいた採用をしなければ、自社が求める人材の確保はしにくくなるでしょう。
次に採用フローの作成方法と手順を解説します。
採用戦略を立てる
採用戦略とは自社が求める人材を計画的、かつ効果的に採用するための戦略のことです。
人材の採用は企業経営の重要な要素となるため、採用戦略は経営目標や事業計画にもとづいて立てる必要があります。具体的には、今後の事業展開や新規事業への参入計画などを踏まえて、どのような人材をいつ頃までに何人必要なのかの計画です。
採用戦略を立てずに採用活動を行うと、時間と労力を費やしたにもかかわらず人材が集まらなかったり、ミスマッチが生じやすくなったりします。
採用計画を作る
採用計画は、採用戦略を進めるための工程や役割を決めることです。たとえば、エントリー開始日はいつにするのか、誰がどの工程を担当するのかなどを決め、採用に関わる担当者全員で共有する必要があります。
採用計画を作り全員で共有することで、それぞれの担当者がいつまでに何をすればよいかが明確になり、うまくいかなければ修正しやすくなるのが特徴です。このように、採用計画は効率よく採用活動を行うために必須だと言えます。
図の活用などデザイン性を意識して採用フローを作る
採用フローは関係者全員で共有するため、わかりやすく作成しなければなりません。工程が多い場合や、複数のパターンを使い分ける場合などはとくに混乱しがちです。
流れがわかりやすいと情報が整理され、担当者の役割が明確になり進捗状況や問題点を把握しやすくなることで混乱を避けられます。このようにわかりやすく流れを可視化し、誰もが一目でわかりやすいフローにするには、時系列で矢印や図を使って作成することがポイントです。
採用フローの課題を改善する際のポイント
採用フローは作成することが目的ではなく、実際に運用して自社が求める人材をスムーズに確保することです。そのため、作成した採用フローが活用できなければ絵に描いた餅になってしまうでしょう。
最後に、採用フローを活用して課題を改善する際のポイントを解説します。
母集団形成・選考フローの歩留まり率を確認する
思うように採用できない場合は、各工程の歩留まり率を確認しましょう。歩留まり率とは、各工程における応募者に対する通過者の割合を指します。つまり、受験率や面接通過率、内定辞退率などです。
以下の方法で進出します。
- 受験率：受験者総数÷エントリー数×100
- 面接通過率：面接通過者数÷面接実施者数×100
- 内定辞退率：内定辞退者数÷内定者数×100
このように、各工程で歩留まり率を算出することで、どの工程に問題があるのかを発見できます。
課題を把握する
各工程で歩留まり率を算出し、数値が低い場合は工程に課題があります。たとえば、面接通過率が低い場合は、選考基準が厳しすぎるなどが考えられるでしょう。
歩留まり率は業界や企業規模によっても異なります。数値にとらわれすぎると数値ありきになってしまい、適切な対策ができない可能性があります。そのため、数値だけでなく内容に注目した課題の把握が重要です。
関係者間で調整する
各工程の歩留まり率を参考に、どの工程に課題があるのかが発見できれば問題となる部分が明確になります。課題の発見は、工程の担当者だけでなく関係者全員でチェックすることが重要です。
経営者・人事・現場担当など、役割の異なる立場から複数の異なる視点で課題の背景を検討することで、改善方法が見つかりやすくなります。このように、各関係者で調整しながら関係者全員が問題解決に関わることが重要です。
改善する
課題の発見ができれば関係者全員で改善策を出し合い、現場担当者と相談しながら実施していきましょう。改善策の実施を進める中で、複数の人が関われば新たな課題が見つかることもあります。
また、改善策実行の際は必ず記録を残しておきましょう。より良い採用フローにするためには、実際に運用しながらアップデートしていくことがポイントです。
失敗や成功の記録を残すことで、どのような課題に対しどのような対策が有効だったかを見返せるため、今後の採用活動に役立ちます。
まとめ
解説したように、採用活動がうまくいかない原因は採用フローに問題があるケースも多くあります。採用フローは作成することが目的ではなく、活用して自社の事業計画にもとづいた適切な人材を確保することにあります。
本記事では、一般的な採用フローと活用のポイントを紹介しました。採用に課題があると考えている方は、ぜひ課題の洗い出しを行ってみてください。
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