内定承諾書の書き方・送り方は？辞退に関する法的効力やテンプレートを紹介

内定承諾書を発行しようと考えているものの、適切な書き方や送付方法が分からず悩んでいる人事担当の方は、多いのではないでしょうか。採用関連の書類にはさまざまなものがあるため、難しいと感じる方もいるでしょう。

そこで本記事では、内定承諾書の書き方や送付方法について解説します。適切に対応し内定辞退を減らしたい人事担当の方は、ぜひ参考にして下さい。

内定承諾書とは

内定承諾書とは、内定者の入社意思を確認するために企業が交付する書類です。内定者が署名捺印して返送すれば、内定となります。内定の承諾は、自社へ入社し就職活動を終了して、他社は辞退することなどを意味します。

法律によって内定承諾書の交付は、義務付けられていません。しかし、内定辞退を防止するメリットがあるため、企業は交付しています。内定通知書に同封したり内定式に提出を求めたりするなど、内定承諾書を出すタイミングは企業によって異なります。欲しい人材を獲得するための施策の一つであるため、効果的に使用することが大切です。

　

法的効力｜内定承諾書提出後の内定辞退は可能？

内定者が内定承諾書にサインしたあとでも、内定辞退は可能です。内定承諾書には、法的な拘束力はありません。ただし、内定を承諾すれば入社手続きを進めるため、内定承諾後に辞退されてしまうと企業側は困ってしまいます。内定を出す人物の人柄や志望度など、辞退しないか見極めることが大切です。

内定を承諾することは労働契約を結ぶことを示し、辞退は契約の解除を意味します。民法では労働契約の解約を意思表示した日から2週間経過すれば、解約は成立すると解されます。内定承諾しても辞退はあり得ると理解して、不安や疑問を解消する行動をとることが重要です。

　

内定承諾書とその他の用語との違い

内定承諾書に関連するものに、内定通知書や労働条件通知書などがあります。ここでは、内定承諾書との違いを紹介します。内定者に交付する前に、ご自身の理解を深めましょう。

内定通知書との違い

内定通知書とは、内定したことを知らせる企業側が交付する書類です。内定通知書を交付することで、内定者に「入社してほしい」と伝えます。一方、内定承諾書は「入社します」と入社意思を企業側に伝える書類です。

内定通知書も内定承諾書も企業が交付することが定められているわけではなく、口頭で伝えても構いません。それでも内定通知書や内定承諾書を交付する理由は、口頭では後々トラブルになることを防ぐためです。

労働条件通知書との違い

労働条件通知書とは、労働者を雇用する際に企業に交付が義務付けられている書類です。労働条件通知書には賃金や労働時間、休日など働くための条件を記載します。

労働条件通知書を雇用契約書と兼用する企業もあります。労働条件通知書は法律によって交付が義務付けられていますが、内定承諾書には義務はありません。

　

内定承諾書を送る理由とは？

企業が内定承諾書を交付する理由は、内定者の入社意思の確認や辞退防止のためです。ここでは、内定承諾書を交付する理由について解説します。人材獲得は、安定した企業経営に欠かせません。人事担当の方は、ぜひ参考にして下さい。

入社意思の確認

内定承諾書を交付するのは、入社意思を確認し新入社員の人数を確定させ、受け入れ準備をするためです。入社人数が確定しなければ研修資料の作成や配属先など、入社に向けて準備が進みません。

内定承諾書を交付せず入社人数が不明確であれば準備が十分にできず漏れが発生し、新入社員に十分な研修ができない他、やり直しが発生する可能性があります。人事部の業務は採用活動だけではなく、社員の労務管理などもあるため、なるべく手間をかけないように内定承諾書を交付して入社意思を確認しましょう。

内定辞退者の抑制

内定承諾書を送付するのは、辞退を防ぎたいからです。内定者から内定承諾書にサインしてもらえば、辞退する可能性を減らし入社する意思が強くなることが期待できます。自社が欲しい人材が他社へ入社するのを防ぐために、内定承諾書を送付します。

　

内定承諾書の送り方

内定承諾書を交付するには、確実に届く方法を選ぶことが重要です。内定者に届いたか分からないようでは、内定承諾書を交付する意味がありません。ここでは、内定承諾書の送り方について解説します。

郵送

普通郵便で問題ありませんが、郵便物の紛失や誤って配達されることを防ぐため、配達記録が確認できる一般書留や簡易書留で郵送するのがおすすめです。一般書留はプラス480円、簡易書留は350円を加算すれば郵送できます。

メール（PDF）

メールで内定承諾書を送付する方法もあります。メールで送付する際は、「【返送依頼】内定承諾書」と分かりやすい件名とし、対応してほしい内容を記載しましょう。ただし、内定者には印刷やスキャンをしてPDFにするなどの手間がかかります。

パソコンやスキャナなどの設備を内定者が持っているか、確認した上でメール送付しましょう。また、個人情報が含まれているため扱いには注意が必要です。内定者のパソコン設備状況が分からない場合、メールではなく郵送するのが良いでしょう。

　

例文つき｜内定承諾書の書き方・作り方

内定承諾書を記載した経験がなく、書き方が分からない人事担当の方は、一定数いるでしょう。ここでは、内定承諾書の書き方について例文を交えて解説します。細かく分かりやすく紹介しますので、ぜひ参考にして下さい。

基本情報（日付・宛名など）

内定承諾書は、内定者に記載し返送してもらう書類です。そのため、宛先は自社となります。左上に自社名と代表者名を記載するのが、一般的です。日付・宛名などの例文は、以下のとおりです。

社名や代表者名を間違えないようにしましょう。パソコンでの変換ミスがあるので、確認した上で送付することが大切です。

内定承諾文

自社の宛名を記載したら、本文に入ります。内定承諾書の記載例には以下のようなものがあります。

「私は、貴社からの採用内定をつつしんで承諾いたします。また、提出書類に変更が生じた際には、遅滞なく報告いたします。」

「この度、私は貴社の社員採用に内定した旨の通知を受け取りました。つきましては、入社取り消しなどで貴社にご迷惑をかけないことを約束し、貴社へ入社することを承諾いたします。」

内定者が入社を承諾するという内容を記載しましょう。

内定取消の同意事項

内定を承諾する文言の後には、取り消しの同意事項を記載します。内定取消の同意事項の例文には、以下のようなものがあります。

「なお、以下に該当した場合には、内定が取り消されても異義はございません。

1. 健康上の理由で貴社の就業が困難になったと認められた時
2. 身元確認書類などの内容に虚偽の事実が発覚した時
3. 犯罪行為または犯罪に類する行為を行った時、または貴社の社員として不適格な行為を行った時
4. その他、社会通念上、採用の取り消しが妥当な事由が発覚した時」

健康上の問題や虚偽記載などを内定取消事項にするのが、一般的です。優秀な人材で信用できる人柄であっても、万が一のことがあれば、自社に損害が発生することが考えられます。万が一に備えて、内定取消事項を入れておきましょう。

署名

内容を記載した後、最後に内定者の名前、住所などを記載してもらいます。署名の例文には、以下のようなものがあります。

「〇〇〇〇年〇〇月〇〇日

住所：〇〇〇〇
本人氏名：〇〇　〇〇　印
保証人氏名：〇〇　〇〇　印
（本人との関係：〇〇）」

今回の例文では西暦を使用しましたが、和暦でも問題ありません。ただし、書類の中で西暦と和暦を混在すると、読みにくくなるため避けましょう。

　

新卒・転職者共通｜内定承諾書のテンプレート

内定承諾書のテンプレートを紹介します。内定承諾書のテンプレートには、以下のようなものがあります。

新卒、中途採用者共通となっておりますので、ぜひご利用下さい。

　

内定承諾書の同封書類・書き方

内定承諾書を交付するには、添え状や必要書類の同封が必要です。ここでは、同封書類の書き方について解説します。同封書類もビジネスマナーを捉えた書き方が大切です。人事担当の方は、ぜひ参考にして下さい。

添え状・送付状

添え状は、誰が何を送付したのかを送り先に伝える書類です。受け取った内定者も中身が分かりやすくなるでしょう。添え状はビジネスマナーの1つで、相手に丁寧な印象を与えます。添え状の記載例は、以下のとおりです。

最初の時候の挨拶は、季節に合わせて記載します。新卒採用の場合、内定を出して良いのが10月からとなるため、今回は10月の挨拶例で記載しています。

内定通知書

内定通知書は、内定者に内定を知らせる書類です。内定承諾書と同じく内定通知書も送付が義務付けされているわけではなく、記載内容にルールはありません。内定通知書に記載する内容例には、以下のようなものがあります。

• 日付け
• 宛名
• 差出人名
• タイトル
• 時候の挨拶
• 応募のお礼
• 内定が決定したこと　など

なお、内定通知書については関連記事の「内定通知書」にて詳しく解説しています。ぜひ、こちらもご覧下さい。

労働条件通知書

企業は雇用する際、内定者に労働条件通知書を交付しなければなりません。労働条件通知書には、労働者の就業場所や給与、業務内容などが記載されています。厚生労働省のWebサイトには、さまざまなタイプの労働条件通知書が用意されています。自社で作成する際の参考にしてみてはいかがでしょうか。

入社手続きの必要書類

入社してもらうには、書類が多数必要です。具体的には以下のような書類を求める企業があります。

• 年金手帳
• マイナンバー
• 雇用保険被保険者証
• 扶養控除等申告書
• 誓約書・身元保証書
• 給与振込先の届書
• 住民票記載事項証明書　など

中途採用の場合には、源泉徴収票も必要となることがあります。書類名と必要な部数を明記し、内定者に提出してもらいましょう。

返送の案内・返信用封筒（三つ折りなど）

返信用封筒は必要というわけではありませんが、内定者の手間を減らすことにつながります。社名や住所の記載ミスを減らせるため、期限までに返送されることが期待できます。返信用封筒に宛先を記載する際は、「様」や「御中」は使わず、「行」や「宛」と記載しましょう。

また、返信用封筒を同封する時は、宛名が見えるように折ることが大切です。宛名が見えることで内定者が返信用封筒に気付きやすくなります。

　

まとめ

内定承諾書は、内定者の入社意思を確認するための書類です。法律による定めはありませんが、内定辞退を防ぐために企業は交付しています。内定承諾書を交付するにはメールでも問題ありません。ただし、内定者のパソコン設備が不十分では返送するのが難しい場合があるため、郵送するのが良いでしょう。

しかし、作成方法に不慣れであったり人材獲得に悩んでいたりする人事担当の方は、多いのではないでしょうか。書類作成だけではなく採用活動全般の悩みを解決するなら、プロに相談してみてはいかがでしょうか。プロに相談するなら、kimeteの利用がおすすめです。

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