説明会の参加者が思ったように伸びず、悩んでいる担当者は多いのではないでしょうか。採用活動を効率的に行えず、説明会のメリットを理解できない方もいるでしょう。そこで本記事では、企業説明会のメリットについて解説します。説明会の参加者を伸ばし、効率的に採用活動をしたい人事部の方は、ぜひ参考にしてください。
企業説明会の基礎知識
ここでは、企業説明会の基礎知識を紹介します。企業説明会とは、応募者に自社をアピールする場です。企業説明会のメリットとデメリットについても解説しますので、自社で開催すべきか検討の材料にしてください。
企業説明会の目的
企業説明会とは、応募者に自社を知ってもらう場のことです。企業説明会を開催する目的は、応募者に志望したいと思ってもらい、エントリー数を増やすことにあります。また、この資料は応募者の反応がいい、男性が多いが女性は少ないなど、今後の採用活動をブラッシュアップする機会であることも説明会の目的です。
企業説明会には、個別説明会や合同説明会があります。個別説明会は自社内で行うことが多く、現場を見たり先輩社員の話を聞いたりします。予約が必要で、少人数開催が多いです。
一方、合同説明会は1つの会場に自社のブースを設けて出展するイベントのことです。合同説明会で関心を示した応募者にエントリーを促したり個別説明会を案内したりします。企業説明会は採用活動のスタートとなるため、応募者が関心を示す内容にすることが重要です。
企業説明会のメリット
応募者と接触できることが、企業説明会のメリットです。熱意のある応募者や優秀な人材を早い段階で見つけ、自社を売り込めます。また、今後の採用活動をブラッシュアップできるのも企業説明会のメリットです。
現場社員の声を聞きたい要望が多いので、説明会に出席してもらえるように社内の調整に力を入れるなど、今回の結果を次回の活動に役立てられます。説明会に参加した応募者に自社をアピールし、採用活動を改善することが、企業説明会のメリットです。
企業説明会のデメリット
採用活動の効率が落ちることが、企業説明会のデメリットです。合同説明会のブースに来てくれた応募者にアピールしても、自社に興味がないケースもあります。また、合同説明会には費用がかかり、数十万円必要な場合もあります。
関心がなかった応募者に事業内容を説明すると、興味を持ってくれる人もいるでしょう。しかし、デメリットとして熱意がない応募者が参加するケースもあることを理解しておくことが大切です。
実施例｜企業説明会の流れ
ここでは、企業説明会の流れと詳細な中身について解説します。自社で説明会を開催する際の参考としてご覧ください。
全体の流れ
企業説明会の全体の流れには、以下のようなものがあります。
- 受付
- 当日のスケジュール説明
- 経営理念や求める人物像の説明
- 先輩社員からのアドバイス
- 質疑応答
- アンケート記入
開始時間のおよそ30分前から受付を開始し、自社の資料や入社案内、アンケートを配布します。開始時間になり、人事担当者が笑顔で挨拶し、説明会のスケジュールを伝えましょう。緊張する応募者が多いため、リラックスして聞いてもらえるように受付や挨拶では笑顔で対応することが大切です。
役員が経営理念や自社が求める人物像を伝え、先輩社員が現在の仕事内容や入社した理由を話します。質疑応答を行い、アンケートに記入してもらい、終了となります。開始から終了まで、2時間程度のスケジュールです。
説明部分の流れ
具体的な説明部分の流れは、以下のような順で行います。
- 自社の概要
- 仕事内容
- 自社が求める人物像
- 先輩社員からの説明
- 採用情報
- アンケート
WEBサイトに記載している内容ではなく、名前の由来や歴史、現在の事業内容など、応募者に分かりやすく興味を持てる自社の概要を説明するのが良いでしょう。1年目の仕事内容について、1日のスケジュールを説明すると、応募者がイメージしやすくなります。
必ず役員が求める人物像を話す必要はなく、中堅社員でも分かりやすく伝えるのが得意な人がおすすめです。先輩社員が壇上に登り1人で説明するのも良いですが、座談会のように少人数で話すと質問しやすい雰囲気となるため、エントリーする可能性が高まるでしょう。
採用情報では、今後の選考フローを伝えたり「エントリーシートを提出してください」や「メールで選考フローの詳細を送ります」など応募を促したりするのがおすすめです。アンケートでは、何社受けるのかや、興味を持った点は何かなど今の応募者の状況を確認します。また、説明会の満足度や分かりやすかった・分かりにくかった点など、次回に向けての改善点を盛り込みましょう。
企業説明会で自社が求める人材・応募者を見分けるコツ
多くの応募者が一斉に参加するため、説明会で自社が求める人材を見分けるのは難しいと感じる人事部の方は、多いのではないでしょうか。ここでは、企業説明会で自社が求める応募者を見分けるコツについて解説します。具体的なコツを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
質問などを通して企業研究をしてきているか確認する
意欲の高い応募者なら、事前に自社の経営理念や事業内容などを理解した上で質問することが予想できます。自社のWEBサイトに記載がある内容では分からないことを質問する応募者は、熱意があると見て良いでしょう。
また、質問の仕方にも応募者を見分けるポイントがあります。名前を名乗り「〇〇についての質問です」と、結論から話しているか、簡潔に質問内容が分かりやすいかも応募者を見分けるポイントです。
回答が終われば、感謝の言葉を述べる応募者も自社が求める人材である可能性が高いです。質問しなければ分からない内容を聞く応募者は、企業研究した上で説明会に臨んでいると見分けられます。
企業説明会の参加目的が明確な応募者を探す
直接、説明会で聞かないと分からない情報を求めている応募者を探すことが、自社が求める人材を見分けるコツです。例えば、先輩社員と話し、1日のスケジュールや詳しい仕事内容などは、説明会に参加しないと得られない情報と言えるでしょう。
しかしなんとなく参加している応募者は、事前の下調べや目的がなく参加しているため、わざわざ質問する必要がない内容を聞く傾向にあります。参加目的を持っている応募者を見つけることが、求める人材を獲得するコツです。
服装・髪型などの身だしなみを整えているかチェックする
身だしなみができているかも、応募者を見分けるコツとなり得ます。清潔感を考えた髪型で髪が目にかかっていないかが、ポイント。目が髪で隠れると、表情が分かりにくいです。落ち着いた髪色や派手さはなく服に合ったメイクも、身だしなみでは大切です。
メイクや髪型はプライベートで楽しめるため、仕事では相手を不快にさせない身だしなみができている応募者は意欲が高く、入社後に活躍が期待できる人材と判断できるでしょう。
服装自由・私服指定にする
自社が求める人材を見つけるには、説明会では「私服でお越しください」と指定することです。私服には個性が表れ、応募者のことを理解するのに役立ちます。
TPOのマナーは仕事上、大切であるため、説明会での私服指定は応募者を見分けるのに効果的です。企業説明会の場であるため、私服といってもオフィスカジュアルを意識した服を選ぶ応募者は、求める人材であると期待できるでしょう。
オフィスカジュアルでは、男女ともジャケットにパンツスタイルと革靴で、ヒールは高すぎないのが無難です。私服指定にすると見た目で分かるため、求める人材を見分けるにはおすすめの方法です。
受付などでのマナーにも注目する
受付時でのマナーも、応募者を見分けるポイントです。受付で挨拶できるかや他の社員に会釈するかなどのマナーができているか確認しましょう。コートやマフラーを受付する時には既に脱いでいるかも、マナーの注目ポイントです。
会場を後にする際に受付で挨拶しているか、椅子は元に戻しているか、忘れ物がないか確認してから退席しているかなども応募者を見分けるポイントになり得ます。マナーは相手に対する配慮であるため、仕事をするには重要です。熱意や意欲も重要ですが、マナーができているかどうかも応募者を見分けるコツとなります。
企業説明会の費用対効果を上げるコツ
説明会を開催するには、企業として費用対効果を高めることが大切です。ここでは、応募者を集めたり企業のイメージアップをしたりして費用対効果を高める方法について解説します。
内容を明記して参加するメリットを伝えて予約を増やす
応募者が関心ある内容を明記することが、説明会の費用対効果を上げるコツです。WEBサイトでは分からないことを知るために、応募者は説明会に参加します。応募者が説明会に求めているのは、具体的な仕事内容や社内の雰囲気、企業が求める能力、入社後のキャリアモデルなどです。
特に、実際に働く若手社員の経験を聞きたいと感じているようです。ただし、入社1年目では仕事内容を把握し話をできる経験がないため、入社後2、3年の社員の経験談を求めています。
また、応募者が説明会に参加するメリットは、知らなかった業界や職種を知る機会ができ、直接企業の人と話せることです。参加したくなる内容を明記すると、応募者が集まり、費用対効果を高められます。
新卒生・転職者などターゲットが情報収集するサイトに掲載する
応募者が普段からよく見るサイトに告知を行うと、説明会に応募者を集めるのに役立ち、費用対効果を高められます。
新卒生や転職者などのターゲットとなる人物が情報収集に利用する説明会の日程を集めたサイトに自社の情報を掲載してもらえば、参加者が集まりやすくなるでしょう。
また、就活情報サイトに自社の情報を掲載してもらうことも有効です。
いつ開催するのかなどの日程案内を適宜伝える
参加を促すことは、説明会の費用対効果を高めるため有効な手段です。説明会の参加者が多ければ、応募数も多くなり、自社に合う人材を選べます。より多くの応募者に参加してもらうことが重要です。
なるべく来てもらえるように予約後、3日〜1週間程度にメールや電話で連絡します。また、説明会当日の3〜5日前に連絡するのも効果的です。
予約しても優先順位が低いと判断されたり予約したことを忘れたりして参加しないケースもあるでしょう。参加してもらうために、実際に説明会に参加した方の感想をサイトに掲載するのも良い方法です。
当日の持ち物を明記する
説明会の持ち物を明記することは、参加者への配慮となります。自社のイメージアップとなり、説明会の費用対効果を高めます。説明会に必要な持ち物は、以下のとおりです。
- 筆記用具
- メモ帳
- 履歴書
- 身分証明書（学生証）
- 証明写真
- 印鑑 など
意欲がある応募者には、エントリーを促し履歴書の提出を求める場合があります。説明会の参加に人数制限がある場合、本人確認を求めることがあり、身分証明書（学生証）が必要です。
交通費を企業が負担することがあるため、精算のために印鑑が必要なケースもあります。説明会での持ち物を明記しておけば、自社のイメージアップとなり、多くの参加者が集まることが期待できます。
ハローワークを使う
ハローワークは広告の掲載から採用まで無料で利用できるため、採用活動の費用対効果を高められます。求職者ならどなたでも利用可能であるため、幅広い世代に求人を見てもらえる機会があるのも、ハローワークのメリットです。
応募があった際にはハローワークから企業へ連絡が入るため、計画的な採用が可能です。また、人材を獲得した際に一定の条件を満たせば、助成金の支給対象となります。
インターンなど今後のイベントを告知する
インターンシップのようなイベントの告知は、説明会に参加者を集めるのに効果的です。説明会とは異なった点で自社を理解してもらえるのが、インターンシップのメリットと言えます。
説明会は自社を理解してもらう場で、インターンシップは職業体験を通じて社会や自社・仕事への理解を深めてもらう場です。インターンシップの告知は、説明会に応募者を集めるには効果的ですが、両者で応募者が得るものは異なるという点を伝えることも大切です。
オンライン・WEB開催にする
オンライン・WEB開催を利用すると、どこからでも参加可能となり、参加者の増加が期待できるため、費用対効果を高めやすいです。会場の設営や受付に時間を取られることがないため、WEB開催は人事担当者にメリットがあります。
WEB開催には、ライブ配信と録画配信があります。ライブ配信ではチャット機能を使い、その場で質問回答ができ、録画配信は好きなときに見られるため、多くの参加者を集めるのに効果的です。
参加者は会場に行く必要がなく、より多くの説明会に参加できます。ただし、途中で視聴をやめてしまう場合があるため、チャットで質問回答したり社員のインタビューを入れたりして最後まで見てもらう工夫が大切です。
アンケート・感想を募集してみる
採用活動は今後も継続するため、参加者からのアンケート・感想は効率アップにつながる貴重な資料となります。どの点が良くてどの点が悪かったのか、改善ポイントを理解するのに役立ちます。
また、参加者が選考に進んだ場合、仕事観や自社への応募意欲などが理解でき、選考の判断材料となるでしょう。アンケート内容には、説明会の感想や企業を選ぶ際に重視するポイント、就職の活動状況などを入れます。アンケートをより多く書いてもらうには、説明会終了時や記述式を少なくするのが良いでしょう。
開催後のお礼メールについて説明しておく
お礼メールを送った方が良いか迷う応募者が一定数いるため、説明会終了後に「お礼メールは不要です」と伝え、「追加で質問がある場合、お気軽にメールください」と伝えると応募者から好印象です。応募者の手間が減る上、追加の疑問にも対応しようとする姿勢が企業のイメージアップにつながり、説明会の費用対効果を高めます。
まとめ
企業説明会とは自社を知ってもらう場で、応募者を集めるために実施します。説明会には個別説明会や合同説明会があり、自社に合う方法を選ぶことが大切です。説明会の費用対効果を高めるには、WEB開催したりアンケートを書いてもらったりすることが重要です。
しかし、日々の業務の中で説明会をブラッシュアップするのは難しいと感じる人事部の方はいるでしょう。自社で解決するのが難しいなら、プロに相談してみてはいかがでしょうか。kimeteではお客様のリピート率が92％で、サポートした企業の3年以内での退職率が6％と、実績は豊富です。
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