内定という言葉を知っているものの、正確な意味を把握している人は、意外と少ないものです。内定の意味について、採用や内々定などと混同するケースも見受けられます。採用活動の成功には、内定を正しく理解するとともに、内定辞退者を減らす意識も欠かせません。
当記事では、内定の基礎知識を始め、内定辞退を防ぐコツ・類似の言葉との違いを解説します。内定への理解を深め、採用活動を適切にすすめたい人は、ぜひ参考にして下さい。
内定に関する基礎知識
まずは、内定に関する基礎知識について解説します。内定は労働契約に関するため、採用関係の業務を行う場合には、正確な知識の習得が必須です。内定の意味はもちろんのこと、内定を決める一般的な時期に関しても、併せて理解しておきましょう。
内定の正しい意味や適切な時期を把握することで、採用活動がスムーズになります。
内定の意味
一般的に内定とは、最終選考に合格した旨を、候補者に伝える場面を指すことが多いでしょう。法的な観点で見た内定とは、雇用の準備が整った状態を指します。企業が候補者に採用したい旨を伝えた上で、候補者が入社の意思を示し、労働契約が成立した状況です。
候補者が実際に入社すると、内定と言わなくなります。また内定は労働契約が成立しているものの、強い拘束力はないため、内定期間中に候補者が辞退する可能性もあります。
内定を決める時期
内定を決める時期について、中途採用では、最終選考から10日前後が多いでしょう。時期が遅れると他社に人材を奪われる可能性があるため、できるだけ早く内定を出すことが大切です。
新卒採用の内定を出す時期は、経団連により、大学4年生の10月以降と決められています。しかし、10月より早く、候補者に「採用したい」と伝えるケースもあるでしょう。10月より早い段階で採用の意志を伝えた場合には、内定と言わず、内々定と言います。（※内々定の詳細は、後述します）
「内定」関連の用語との違い
内定には、いくつかの類似した言葉が存在します。それぞれの言葉における意味・違いを正しく理解し、適切に使い分けることが大切です。類似の用語について、内定との違いが不明瞭なまま採用シーンで活用すると、思わぬ誤解を招く可能性があるでしょう。
ここでは内定関連の用語として、4つの言葉を紹介します。
内々定との違い
内々定とは、内定前に企業が求職者に対し「採用の意向」を示すことであり、内定の事前予告だと言えます。内々定はしばしば、新卒採用でつかわれます。新卒採用の内定時期は大学4年生の10月以降であるため、事前に内々定を出す流れです。企業は求職者に「内定は10月に出します」などと、口頭で約束するケースが一般的です。
内定と内々定の違いは「労働契約の成立状況」であり、内定は労働契約が成立したのに対し、内々定は未成立という特徴があります。
採用との違い
採用とは、候補者が最終選考にも合格し、企業側が「あなたを採用したい」と伝えた状態を指します。採用の段階では、候補者の入社意思は確認できていません。候補者が入社の意思を示せば、採用から内定の状態に変化します。
内定と採用の共通点は、企業が候補者に採用したい旨を伝えたことです。両者の違いは、候補者における入社意志の確認状況です。採用は入社意志を確認できていない状態であり、内定は入社意志を確認できています。
内定通知書との違い
内定通知書とは、候補者の入社意思を確認したあとに、企業が候補者に対して「内定の意思」を知らせる書面です。候補者の入社意思を確認し、企業との雇用契約が成立した状態が内定であり、内定による労働契約の締結を知らせるものが内定通知書だと言えます。
内定と内定通知書の共通点は、企業と候補者の間に「労働契約が成立」していることです。両者の違いは、それぞれの役割にあります。内定は労働契約を成立させる手段であり、内定通知書は内定の証拠として活用されます。
内定承諾書との違い
内定承諾書とは、内定者が入社を誓約する書面です。企業が書面を受理すると、入社準備がすすめられます。内定承諾書の受理後に内定辞退が発生すれば、辞退者に対して賠償請求も可能です。入社誓約後に、入社に向けて企業が用意した備品などがムダになれば、内定者に責任を問えるからです。
内定と内定承諾書には、雇用関係の成立という共通点があります。両者の違いは、それぞれの役割です。内定は雇用契約を成立させる手段であり、内定承諾書は「入社を誓約させる」役割があります。
内定通知の連絡方法
内定が決まったら、候補者に内定通知を送るのが一般的です。内定通知の連絡方法は1つではなく、複数存在します。連絡方法に決まりはないため、その時々に応じて、ベストな方法を選ぶと良いでしょう。
ここでは内定通知について、5つの連絡方法を紹介します。それぞれのメリット・デメリットなども、参考にして下さい。
郵送
郵送における内定通知の送付は、従来より実施されてきた手法です。書類を発送すれば、証拠として残りますし、入社関連の書類も同封できます。
デメリットは、求職者が確認するまでに時間がかかることです。時間のロスや確認漏れを防ぐには、郵送後に、メールまたは電話で内定通知書を発送した旨について連絡すると良いでしょう。郵送の手間やコストも発生するものの、候補者に丁寧な印象を与えられる側面もあります。
電話
電話で内定の連絡をすると、候補者と話ができるため、相手のモチベーションを確認できます。丁寧な印象を与えられることから、気持ちを惹きつけるメリットもあります。文字では伝えきれない「細かなニュアンス」の伝達にも、役立つでしょう。
デメリットとしては、書面に残せない点が挙げられます。また場合によっては、内容が正確に伝わらない可能性もあるでしょう。電話を内定連絡として活用する際には、郵送またはメールとの併用がおすすめです。
メール
昨今では、メールで内定通知書を送付する事例が増えています。文字で残せるため、認識相違が生じにくくなり、郵送より早く情報を伝えられる点もメリットです。
デメリットは、「見落とされる可能性がある」や「迷惑メールに混じる可能性」が挙げられます。迷惑メールフォルダに混入することによる閲覧モレを防ぐには、選考時に「結果はメールで送る」と伝えておくと良いでしょう。数日経過しても返信がない場合、電話をすると安心です。
面接時
最終選考の場で合格が決定している場合、面接で内定を伝えるケースが見受けられます。迅速に伝えられますし、候補者に入社意欲があれば喜んでもらえるでしょう。
一方慎重なタイプの候補者であれば、「安易だ」や「本当に採用されるのか」などと、マイナス感情を抱く可能性があります。そのため、面接時の内定連絡を検討する場合には、候補者の温度感や性格などを踏まえたうえでの判断をおすすめします。面接時に内定を伝えた場合には、できるだけ早く郵送またはメールで内定通知書を送りましょう。
その他
採用媒体や専用サイトで採用活動を行なった場合には、それらのフォームから内定通知を送ることがあります。通知機能があれば、候補者が早くメッセージに気付きますし、カジュアルに連絡できる点もメリットです。
デメリットは、退会するとメッセージが閲覧できないことです。また、システムに不具合が発生すれば、メッセージを確認できない可能性があります。メールと同様に、送付から数日経過しても返信がない場合には、電話をかけると良いでしょう。
伝え方の例文｜内定通知で内定辞退を防ぐコツ
内定者が辞退すると、今までのプロセスが無駄になり、振り出しに戻る可能性があります。そのため、内定辞退は避けたいものです。内定辞退の理由は、「軽い気持ちだった」「他社へ入社する」「家族(親)から反対された」「就活を続けたい」などが挙げられます。
内定辞退を防ぐには、上記の理由を踏まえ、選考から内定通知までの段階で対策をすると良いでしょう。主なコツは、以下の通りです。
お礼・感謝の気持ちを記す
選考や内定を受けてくれた事実に対し、お礼・感謝の気持ちを記すことは、内定辞退の防止に役立ちます。なぜなら、候補者に対し「歓迎されている」「自分を必要としてくれている」と、プラスの印象をもってもらいやすいからです。同時に、候補者の入社意欲も高められます。
「ありがとう」と言われて、嫌な気持ちになる人は、ほとんど居ないでしょう。お礼・感謝の気持ちは、内定後も常にもち合わせたい感情だと言えます。お礼・感謝の気持ちに加え、候補者の入社を心待ちにする姿勢も示せば、併願の企業が存在したとしても自社を選んでもらいやすくなるでしょう。
採用理由を書く
採用理由の伝達は、内定辞退の防止に役立ちます。なぜなら、採用理由を伝えることで、入社後の活躍イメージをつけられるからです。候補者が入社後の活躍をイメージできれば、自社への入社意欲を高められます。入社後の活躍イメージを促すには、選考段階から工夫をしておくのも重要です。また採用理由を伝えることは、候補者の「なぜ自分が選ばれたか分からない」や「消去法で選ばれたのではないか」という不安も拭えます。
採用理由を伝える際には、「〇〇さんが一番よかった」といった曖昧な表現ではなく、「〇〇さんの仕事に対する熱意に胸を打たれた」などと、応募者に寄り添う内容を意識しましょう。
提出書類を明記する
提出書類を明記すると、内定を気軽に考える人に対し、内定辞退を防止する効果があります。提出書類の存在によって、「内定＝契約」のイメージを与えられるため、気軽な気持ちを抑制できるからです。提出書類に決まりはないものの、一般的には以下のような書類を同封します。
- 内定承諾書
- 身元保証書
- 誓約書
- 労働通知書
提出書類に対する疑問点の発生などを考慮し、問い合わせ先も記載します。また、提出書類の返信期日を設けると良いでしょう。期日は、万が一内定を断られた際に、他の候補者に内定を出せる期間内が望ましいです。
内定式の実施など今後のスケジュールを伝える
内定式の実施時期など、今後のスケジュールを伝えると、内定辞退の防止に役立ちます。企業が候補者の入社に向けて、さまざまな準備をしていると分かれば、一度受けた内定を簡単な気持ちでは断れなくなるからです。
今後のスケジュールを伝える際には、内定から入社までの具体的なイベント名（例：懇談会・内定者研修・内定式）や時期を記載します。入社後のイメージを明確にするために、入社後の研修・交流会といったイベント名・時期を記載しても良いでしょう。
内定が取り消しになる条件を記す
内定辞退者は、「入社前だから良いだろう」と、安易な気持ちで辞退することがあります。内定通知書に内定の取り消し条件を記せば、内定に重みを示せるため、安易な内定辞退を防げます。また取り消し条件を記載することで、条件以外の取り消しは、難しいと思ってもらえるでしょう。
内定者都合で、内定が取り消しになる主な条件は、以下の通りです。
- 健康状態の悪化で業務に支障をきたす
- 提出書類に虚偽の内容を記載していた
- 内定後に犯罪を犯した
- （新卒の場合）学校を卒業できなかった
また、内定は労働契約が成立していることから、内定取り消しは解雇とみなされる可能性があります。内定通知書に取り消し条件を記載することで、トラブルを抑制する効果もあるでしょう。
内定前後の流れ
つづいて、内定前後の一般的な流れについて解説します。具体的な流れを把握することで、内々定・内定・内定通知書送付などのタイミングをつかめるでしょう。
ここでは、採用フロー別に見る「内定前後の流れ」を解説するとともに、新卒採用時・中途採用時の流れについても紹介します。採用をスムーズにすすめたい場合に、参考にして下さい。
採用フロー別に見る内定前後の流れ
企業が募集を開始してから、内定を出し、採用活動が終了するまでの流れを採用フローと呼びます。採用フロー別に見る「基本的な内定前後の流れ」は、以下の通りです。
- エントリー
- 説明会の実施（※実施しないケースあり）
- 選考を実施（書類選考・面接・面談など）
- 内々定を出す（※実施しないケースあり）
- 内定を出す（その後、内定通知書を送るケースあり）
- 内定承諾書の送付・受理
- 内定式、内定者研修・交流会など
- 入社
新卒採用の場合には、最初の内定を出すタイミングは大学4年生の10月頃です。内々定は、6月頃から出すケースが多いでしょう。基本的に入社は4月であり、内定から入社まで半年ほどの期間があることから、新卒者に対する内定者辞退への対策は重要です。
中途採用時の流れ｜転職者の内定～入社期間
中途採用では、候補者の「前職における引継ぎ」「有給消化の期間」「事務手続きの時間」などを考慮し、内定から入社まで2～3ヶ月の期間を設けるのが一般的です。ただし、候補者が離職中や、緊急で人材補填を考えている場合には、内定から入社までの期間が1ヶ月ほどのケースも見受けられます。つまり、中途採用で設定する「内定から入社までの期間」は、1～3ヶ月が目安だと言えます。そのため、企業は内定を出してから1～3ヶ月で、候補者が入社できるよう準備します。
また中途採用では、入社前の内定式・内定者研修・交流会を省略するケースが多いでしょう。入社後に、研修や交流会を実施することが一般的です。
まとめ
内定は、候補者の入社意思が確認でき、労働契約が成立した状態です。入社の誓約まで確認できれば、企業は候補者の入社に向けて準備をすすめられます。入社準備がすすむ中、候補者の内定辞退は避ける必要があります。
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